Перевірити довідники BAS
Почати варто з нормативно-довідкової інформації. SAF-T UA збирає великий масив структурованих даних, тому помилки, які роками не заважали звичайній роботі бухгалтера, під час автоматизованої перевірки стають помітнішими. SAF-T UA використовується як джерело даних для електронного аудиту та охоплює інформацію про господарські операції, бухгалтерський облік, активи та податкові показники.
Перевірте:
- організації;
- підрозділи;
- склади;
- договори;
- види операцій;
- одиниці виміру;
- статті доходів і витрат;
- аналітику бухгалтерських рахунків.
Особливу увагу приділіть дублям. Наприклад, один і той самий контрагент може роками існувати в базі у двох або трьох картках через різне написання назви.
Перевірити бухгалтерські рахунки
- рахунки використовуються за призначенням;
- немає зайвих або застарілих рахунків;
- правильно ведеться аналітика;
- коректно заповнені субконто;
- немає незбалансованих або нелогічних проведень;
- залишки на початок і кінець періоду узгоджуються з оборотами.
Окрему увагу слід приділити власним рахункам, які підприємство додавало до типового плану. Потрібно заздалегідь визначити, як вони мають відображатися у структурі SAF-T UA.
Перевірити контрагентів
Довідник контрагентів — одна з найважливіших зон перевірки.
- Перед формуванням файлу бажано провести ревізію:
- повних і скорочених найменувань;
- ЄДРПОУ або РНОКПП;
- ІПН;
- статусу платника ПДВ;
- країни реєстрації;
- адрес;
- договорів;
- банківських реквізитів.
Якщо одна компанія заведена в BAS кілька разів, операції можуть бути розподілені між різними картками. Для внутрішнього обліку це іноді роками залишається непоміченим, але для структурованого електронного аудиту така ситуація небажана.
Корисно також перевірити контрагентів, з якими давно не було операцій: старі картки часто містять найбільше незаповнених реквізитів.
- Якщо одна компанія заведена в BAS кілька разів
операції можуть бути розподілені між різними картками. Для внутрішнього обліку це іноді роками залишається непоміченим, але для структурованого електронного аудиту така ситуація небажана.
Корисно також перевірити контрагентів, з якими давно не було операцій: старі картки часто містять найбільше незаповнених реквізитів.
Перевірити номенклатуру
Перевірте:
- назви позицій;
- артикули;
- одиниці виміру;
- групи номенклатури;
- ставки ПДВ;
- коди УКТ ЗЕД або інші необхідні коди;
- дублікати;
- характеристики;
- рахунки обліку.
Окреме питання — старі товарні позиції. У великих базах за кілька років можуть накопичитися тисячі неактивних елементів, частина з яких створена помилково або продубльована.
Перед підготовкою SAF-T UA краще провести очищення та нормалізацію номенклатури, але робити це слід обережно: просте видалення або об’єднання карток може вплинути на історичні документи.
Перевірити залишки та взаєморозрахунки
Перевірити нестандартні доопрацювання BAS
Це один із найважливіших пунктів чек-листа.
й за цей час була суттєво доопрацьована. У системі можуть бути:
- власні документи;
- додаткові регістри;
- змінені алгоритми проведення;
- нестандартні довідники;
- інтеграції з CRM;
- обміни з сайтами та маркетплейсами;
- власні бухгалтерські механізми;
- розширення конфігурації.
Стандартний модуль SAF-T UA може не знати, як правильно інтерпретувати такі дані.
- потрапляють до файлу;
- передаються в потрібні секції;
- мають правильне зіставлення з обліковими даними;
- не створюють дублювання.
Якщо компанія використовує сильно змінену BAS, тестування бажано проводити разом із програмістом та бухгалтером.
Перевірити первинні документи
Не варто обмежуватися довідниками.
Вибірково перевірте документи за різними видами операцій:
- реалізацію;
- надходження;
- повернення;
- банк;
- касу;
- зарплату;
- основні засоби;
- виробництво;
- ПДВ;
- курсові різниці.
Корисний підхід — вибрати по кілька документів кожного типу та простежити весь ланцюжок: первинний документ → бухгалтерське проведення → регістр → дані SAF-T UA.
Так легше знайти системну помилку ще до формування великого файлу.
Перевірити періоди та закриття місяців
Файл буде складно перевіряти, якщо сам облік за період ще не завершено.
До тестового формування бажано:
- провести всі документи;
- виконати регламентні операції;
- закрити місяці;
- перевірити собівартість;
- провести переоцінки;
- перевірити курсові різниці;
- звірити ПДВ;
- сформувати оборотно-сальдову відомість.
Якщо після генерації SAF-T UA в базу вносяться зміни за той самий період, файл доведеться формувати повторно.
Протестувати формування XML
SAF-T UA створюється у структурованому XML-форматі та має відповідати XSD-схемі. ДПС публікує актуальну XSD та приклади файлів, зокрема валідні й такі, що містять помилки.
Тестування має включати:
- успішне формування XML;
- перевірку відповідності XSD;
- контроль обов’язкових тегів;
- перевірку форматів дат;
- контроль числових значень;
- перевірку ідентифікаторів;
- відсутність порожніх критичних реквізитів;
- перевірку логічних зв’язків між секціями.
Великий XML краще тестувати не один раз перед дедлайном, а регулярно на тестовій базі.
Зіставити XML із даними BAS
-
Технічна валідність файлу — лише половина перевірки.
XML може успішно пройти XSD-валидацію, але містити неправильні бізнес-дані.
Тому необхідно вибірково звірити:
- обороти;
- залишки;
- контрагентів;
- документи;
- суми ПДВ;
- доходи та витрати;
- номенклатуру;
- бухгалтерські проведення.
Наприклад, якщо оборотно-сальдова відомість BAS показує одну суму, а відповідний блок SAF-T UA — іншу, файл не можна вважати готовим, навіть якщо він технічно валідний.
Перевірити продуктивність BAS
- скільки часу генерується файл;
- скільки ресурсів сервера використовується;
- чи вистачає оперативної пам’яті;
- чи достатньо дискового простору;
- чи не блокується робота інших користувачів.
Іноді до підготовки SAF-T UA потрібно спочатку оптимізувати саму базу або сервер.
Зробити тестову копію перед доопрацюванням
Якщо для SAF-T UA потрібно змінювати конфігурацію, алгоритми або дані, усі роботи краще спочатку виконувати на тестовій копії.
Це дозволяє:
- не ризикувати робочою базою;
- перевірити доопрацювання;
- протестувати XML;
- порівняти результати до і після змін;
- лише після перевірки переносити рішення в робочу систему.
Особливо важливий цей пункт для великих підприємств зі складною конфігурацією та численними інтеграціями.
Короткий чек-лист готовності BAS до SAF-T UA
Перед формуванням фінальної версії можна пройтися по короткому списку:
-
- довідники перевірені;
- дублікати знайдені та опрацьовані;
- контрагенти мають необхідні реквізити;
- номенклатура впорядкована;
- план рахунків перевірений;
- субконто заповнюються коректно;
- взаєморозрахунки звірені;
- залишки перевірені;
- період закритий;
- нестандартні доопрацювання BAS проаналізовані;
- SAF-T UA формується без технічних помилок;
- XML відповідає актуальній XSD;
- суми в XML звірені з BAS;
- великий файл протестований на продуктивність;
- створена резервна копія бази.
Якщо хоча б кілька пунктів залишаються невиконаними, краще не відкладати підготовку до моменту отримання запиту.
SoftUp може провести аудит готовності до SAF-T UA
- Чому аудит краще провести до першого запиту
SAF-T UA робить бухгалтерські дані значно більш структурованими та придатними для автоматизованого аналізу. Тому помилки, дублікати та нелогічні залишки, які раніше могли залишатися непомітними, стають легшими для виявлення.
Саме тому підготовка до SAF-T UA — хороший привід провести загальну ревізію інформаційної бази.
Навіть якщо після аудиту виявиться, що система вже готова, підприємство отримає підтвердження якості обліку та зрозумілий алгоритм формування файлу.
- SoftUp може провести аудит готовності вашої BAS до формування SAF-T UA
Наші спеціалісти перевірять структуру інформаційної бази, довідники, бухгалтерські рахунки, контрагентів, номенклатуру та нестандартні доопрацювання, допоможуть протестувати формування XML і виявити проблемні ділянки до того, як вони стануть терміновою задачею.
За потреби команда SoftUp також може доопрацювати механізм формування SAF-T UA, адаптувати його до зміненої конфігурації BAS та допомогти провести повторне тестування після виправлення помилок.
Спробуйте вже зараз
Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.
Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C
