Що таке SAF-T UA
SAF-T UA (Standard Audit File for Tax) — це стандартизований електронний файл, який містить інформацію про бухгалтерський та податковий облік підприємства у форматі XML.
Файл формується відповідно до затвердженої структури та може включати:
- довідники контрагентів;
- план рахунків;
- господарські операції;
- бухгалтерські проведення;
- документи реалізації та придбання;
- податкові дані;
- залишки по рахунках;
- іншу інформацію, необхідну для податкового аудиту.
Саме тому якість даних у BAS або іншій обліковій системі безпосередньо впливає на успішність формування файлу.
Чому виникають помилки
У більшості випадків SAF-T UA лише відображає інформацію, яка вже є в інформаційній базі. Якщо облік ведеться непослідовно або містить неточності, файл успадковує ці помилки.
Основні причини:
- Некоректно заповнені довідники
- Відсутність обов’язкових реквізитів
- Дублікати даних
- Помилки бухгалтерських проведень
- Некоректні залишки
- Доопрацювання конфігурації без урахування вимог SAF-T
Помилка №1. Неповністю заповнені картки контрагентів
Це одна з найпоширеніших проблем.
- Найчастіше відсутні:
- код ЄДРПОУ або ІПН;
- юридична адреса;
- країна реєстрації;
- повне найменування;
- статус платника ПДВ.
Через це файл може не пройти перевірку або містити некоректні записи.
- Як виправити
Перед формуванням SAF-T необхідно перевірити всі довідники контрагентів, видалити дублікати та заповнити відсутні реквізити.
Помилка №2. Некоректний план рахунків
Під час аудиту велике значення має правильність бухгалтерських рахунків.
Помилка №3. Невідповідність бухгалтерських проведень
SAF-T UA містить детальну інформацію про всі бухгалтерські записи. Типові проблеми:
Такі помилки можуть стати підставою для додаткових запитів з боку контролюючих органів.
Помилка №4. Незакриті документи та залишки
- незакриті аванси;
- прострочену дебіторську заборгованість;
- некоректні взаєморозрахунки;
- від’ємні залишки товарів.
При формуванні SAF-T ці дані також потрапляють до файлу.
Перед експортом рекомендується:
- провести звірку взаєморозрахунків;
- закрити старі документи;
- перевірити складські залишки;
- виправити від’ємні залишки.
Помилка №5. Відсутність аналітики
Багато підприємств використовують рахунки без необхідної деталізації. Наприклад:
- Не заповнено підрозділи
- Відсутні центри витрат
- Не вказані договори
- Відсутні об’єкти обліку
Через це інформація у SAF-T може бути неповною.
Помилка №6. Дублікати довідників
За роки роботи в інформаційній базі нерідко накопичуються дублікати:
- контрагентів;
- номенклатури;
- договорів;
- банківських рахунків.
Такі дублікати ускладнюють аналіз та можуть призвести до логічних помилок у файлі.
Перед формуванням SAF-T бажано провести очищення довідників і об’єднати дублікати.
Помилка №7. Некоректні дані про товари
Часто виникають проблеми з номенклатурою:
Для великих компаній це одна з найбільш трудомістких ділянок підготовки.
Помилка №8. Відсутність контролю перед експортом
Як підготувати BAS до формування SAF-T UA
Щоб уникнути більшості проблем, рекомендується виконати кілька підготовчих кроків.
Необхідно переконатися, що всі контрагенти, договори, склади, підрозділи та номенклатура містять повний набір реквізитів.
Варто провести аналіз:
- оборотно-сальдової відомості;
- взаєморозрахунків;
- залишків;
- бухгалтерських проведень.
Очищення довідників значно покращує якість сформованого файлу.
Особливу увагу потрібно приділити:
- реалізації;
- надходженню;
- банківським операціям;
- касовим документам;
- ПДВ.
Перед офіційним поданням рекомендується сформувати тестовий файл і перевірити його на наявність помилок.
Більшість помилок при формуванні SAF-T UA пов’язані не зі складністю самого формату, а з якістю даних в обліковій системі. Регулярний аудит довідників, перевірка бухгалтерських проведень, контроль залишків і своєчасне виправлення неточностей дозволяють значно спростити підготовку файлу та уникнути проблем під час податкового контролю.
Якщо ваша компанія працює в BAS або 1С і готується до формування SAF-T UA, команда SoftUp допоможе провести аудит інформаційної бази, знайти та виправити помилки, підготувати систему до експорту файлу, налаштувати необхідні модулі та забезпечити технічний супровід. Це дозволить пройти підготовку до SAF-T UA швидко, коректно та без зайвих ризиків.
Спробуйте вже зараз
Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.
Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C
