Замовлення покупців у BAS Малий Бізнес

Документ «Замовлення покупця» — центральний елемент у системі BAS Малий Бізнес, через який проходять усі основні бізнес-процеси: планування продажів, закупівель, виробництва, резервування товарів на складах та контроль взаєморозрахунків. Саме навколо цього документа формується більшість аналітичних даних підприємства.

Призначення документа «Замовлення покупця»

Основна мета — фіксація наміру клієнта придбати товари або послуги. У документі міститься повна інформація про продаж:

• реквізити покупця;
• запланований термін доставки;
• перелік товарів або послуг;
• зарезервовані позиції;
• загальна вартість замовлення;
• умови або графік оплати (розстрочки).

Переглянути всі створені замовлення можна через розділ Продажі → Замовлення покупців.

У журналі документів користувач бачить усю необхідну інформацію для аналізу стану продажів.

Інструменти та функції журналу замовлень

На верхній панелі журналу розташовані основні дії:

• Створити нове замовлення;
• Копіювати існуюче;
• Створити за шаблоном;
• Встановити нагадування;
• Відправити поштою (замовлення або рахунок на оплату);
• Роздрукувати (замовлення, рахунок, договір чи комерційну пропозицію);
• Створити на підставі — відкриває список із понад 20 типів документів, які можна сформувати на базі замовлення;
• Пов’язані документи — дозволяє переглянути усі операції, пов’язані з конкретним замовленням.

У журналі є візуальні індикатори:

• коробочка — показує стан відвантаження;
• монетки — відображають стан оплати.

Кольори допомагають швидко зорієнтуватися:
зелений — операція виконана повністю,
частково заповнений — часткове виконання,
червоний — прострочення або відсутність дій.

У правій частині журналу розміщено фільтр, за допомогою якого можна відсортувати замовлення за датою, контрагентом, видом замовлення, статусом, відповідальним менеджером або організацією.

Створення документа «Замовлення покупця»

У BAS Малий Бізнес існує два способи створення замовлення:

1. На основі події CRM — якщо використовується модуль CRM.
   Відкриваємо розділ CRM → Події, вибираємо потрібну подію та натискаємо «Створити на підставі → Замовлення покупця».
2. Безпосередньо через журнал Замовлень покупців, натиснувши «Створити».
   У новій формі система автоматично підставляє дату, номер, організацію, вид операції та статус замовлення.

Якщо компанія працює з кількома типами замовлень, у налаштуваннях (меню Продажі → Налаштування) необхідно активувати параметр «Види замовлень покупців» — після цього у формі з’явиться поле «Вид замовлення».

Тип операції за замовчуванням — «Замовлення на продаж», але його можна змінити, наприклад, на «Замовлення на переробку», якщо клієнт передає власні матеріали.
У такому випадку у вкладці «Матеріали замовника» додаються відповідні позиції.

Заповнення реквізитів замовлення

Після вибору покупця із довідника заповнюються:

• Дата відвантаження;
• Перелік товарів, послуг або робіт — через кнопку «Додати» або «Підібрати» з довідника номенклатури;
• Кількість, ціна, знижка (за потреби).

Для резервування товарів відкриваємо вкладку «Додатково», де зазначаємо склад і проєкт (для об’єднання кількох замовлень).
Якщо потрібна адресна доставка, заповнюємо вкладку «Доставка».

Планування оплат

У вкладці «Платіжний календар» ставимо галочку «Заповнити оплату», обираємо форму розрахунку (готівкова або безготівкова), банк та дату платежу.
Програма автоматично розраховує суму та відсоток оплати.
Якщо планується часткова оплата, її можна розподілити через кнопку «Список», додаючи кілька позицій.

Оплату також можна спланувати у документі «Рахунок на оплату», але важливо, щоб графік платежів заповнювався лише в одному місці — інакше суми дублюватимуться.

Після заповнення документа натискаємо «Записати» та «Провести».
Далі можна роздрукувати замовлення, рахунок або комерційну пропозицію — безпосередньо з форми.

Зведена аналітика

Для контролю виконання замовлень у BAS Малий Бізнес передбачено аналітичний звіт:
Продажі → Аналітика → Звіти → Відвантаження та оплата по замовленнях.

Користувач може обрати потрібні параметри (дата, покупець, статус, менеджер) і натиснути F5 для формування звіту.
Тут також можна додавати або приховувати колонки, налаштовувати фільтри та переглядати фінансові результати по кожному клієнту.

Підсумок

Документ «Замовлення покупця» у BAS Малий Бізнес — це центр управління продажами.
З його допомогою можна відстежувати увесь ланцюг роботи з клієнтом: від заявки до повної оплати й доставки.
Грамотне ведення замовлень дозволяє швидко оцінити фінансовий результат, оптимізувати закупівлі та забезпечити стабільну роботу бізнесу.

Якщо вам потрібна допомога з налаштуванням, інтеграцією чи автоматизацією BAS Малий Бізнес —
компанія SoftUp допоможе впровадити всі необхідні інструменти під ваш бізнес.