Заказы покупателей в BAS Малый Бизнес

Документ «Заказ покупателя» является центральным элементом в системе BAS Малый Бизнес, через который проходят все основные бизнес-процессы: планирование продаж, закупок, производства, резервирование товаров на складах и контроль взаиморасчетов. Именно вокруг этого документа формируется большинство аналитических данных предприятия.

Назначение документа «Заказ покупателя»

Основная цель – фиксация намерения клиента приобрести товары или услуги. В документе содержится полная информация о продаже:

• реквизиты покупателя;
• запланированный срок доставки;
• перечень товаров или услуг;
• зарезервированные позиции;
• общая стоимость заказа;
• условия или график оплаты (рассрочки).

Просмотреть все созданные заказы можно через раздел Продажи → Заказы покупателей.

В журнале документов пользователь видит всю необходимую информацию для анализа состояния продаж.

Инструменты и функции журнала заказов

На верхней панели журнала расположены основные действия:

• Создать новый заказ;
• Копировать существующее;
• Создать по шаблону;
• Установить напоминание;
• Отправить по почте (заказ или счет на оплату);
• Распечатать (заказ, счет, договор или коммерческое предложение);
• Создать на основании — открывает список более 20 типов документов, которые можно сформировать на базе заказа;
• Связанные документы – позволяет просмотреть все операции, связанные с конкретным заказом.

В журнале есть визуальные индикаторы:

• коробочка — показывает состояние отгрузки;
• монетки — отражают состояние оплаты.

Цвета помогают быстро сориентироваться:
зеленый — операция выполнена полностью,
частично заполненный — частичное исполнение,
красный – просрочка или отсутствие действий.

В правой части журнала размещен фильтр, с помощью которого можно отсортировать заказ по дате, контрагенту, виду заказа, статусу, ответственному менеджеру или организации.

Создание документа «Заказ покупателя»

В BAS Малый Бизнес существует два способа создания заказа:

1. На основе события CRM – если используется модуль CRM.
   Открываем раздел CRM → События, выбираем событие и нажимаем «Создать на основании → Заказ покупателя».
2. Непосредственно через журнал Заказов покупателей, нажав Создать.
   В новой форме система автоматически подставляет дату, номер, организацию, вид операции и статус заказа.

Если компания работает с несколькими типами заказов, в настройках (меню Продажи → Настройки) необходимо активировать параметр «Виды заказов покупателей», после чего в форме появится поле «Вид заказа».

Тип сделки по умолчанию — «Заказ на продажу», но можно изменить, например, на «Заказ на переработку», если клиент передает собственные материалы.
В этом случае во вкладке «Материалы заказчика» добавляются соответствующие позиции.

Заполнение реквизитов заказа

После выбора покупателя из справочника заполняются:

• Дата отгрузки;
• Перечень товаров, услуг или работ – через кнопку «Добавить» или «Подобрать» из справочника номенклатуры;
• Количество, цена, скидка (при необходимости).

Для резервирования товаров открываем вкладку «Дополнительно», где указываем состав и проект (для объединения нескольких заказов).
Если требуется адресная доставка, заполняем вкладку «Доставка».

Планирование оплат

Во вкладке «Платежный календарь» ставим галочку «Заполнить оплату», выбираем форму расчета (наличная или безналичная), банк и дату платежа.
Программа автоматически рассчитывает сумму и процент оплаты.
Если планируется частичная оплата, то ее можно распределить через кнопку «Список», добавляя несколько позиций.

Оплату можно спланировать в документе «Счет на оплату», но важно, чтобы график платежей заполнялся только в одном месте — иначе суммы будут дублироваться.

После заполнения документа нажимаем Записать и Провести.
Далее можно распечатать заказ, счет или коммерческое предложение непосредственно из формы.

Сводная аналитика

Для контроля выполнения заказов у ​​BAS Малый Бизнес предусмотрен аналитический отчет:
Продажа → Аналитика → Отчеты → Отгрузка и оплата по заказам.

Пользователь может выбрать нужные параметры (дата, покупатель, статус, менеджер) и нажать F5 для формирования отчета.
Здесь можно добавлять или скрывать колонки, настраивать фильтры и просматривать финансовые результаты по каждому клиенту.

Итог

Документ «Заказ покупателя» в BAS Малый Бизнес – это центр управления продажами.
С его помощью можно отслеживать всю цепочку работы с клиентом: от заявки до полной оплаты и доставки.
Грамотное ведение заказов позволяет быстро оценить финансовый результат, оптимизировать закупки и обеспечить стабильную работу бизнеса.

Если вам нужна помощь в настройке, интеграции или автоматизации BAS Малый Бизнес —
компания SoftUp поможет внедрить все необходимые инструменты в ваш бизнес.