Коли бізнесу вже потрібна автоматизація
Багато підприємців працюють у таблицях Excel, блокнотах або кількох окремих програмах. На певному етапі це перестає бути ефективним.
Ознаки того, що настав час автоматизувати процеси:
- менеджери витрачають багато часу на ручне введення даних;
- одна й та сама інформація дублюється у різних програмах;
- виникають помилки при оформленні документів;
- складно контролювати залишки товарів;
- керівник не бачить актуальної фінансової картини;
- замовлення губляться між сайтом, телефоном і месенджерами;
- бухгалтерія витрачає години на перенесення інформації.
Якщо ви впізнали хоча б кілька пунктів, автоматизація вже може принести відчутний результат.
Автоматизуйте бухгалтерський та управлінський облік
- Першою системою
яку варто впровадити більшості компаній, є сучасна облікова програма.
Саме вона стає єдиним джерелом достовірної інформації про:
- продажі;
- закупівлі;
- склад;
- фінанси;
- взаєморозрахунки;
- документообіг.
- Для малого та середнього бізнесу
одним із найкращих варіантів є продукти сімейства BAS.
Залежно від масштабу компанії можна обрати:
- BAS Бухгалтерія — для ведення бухгалтерського та податкового обліку;
- BAS Малий бізнес — якщо потрібні склад, продажі та управління замовленнями;
- BAS Комплексне управління підприємством — для автоматизації більшості бізнес-процесів;
- BAS ERP — для середнього та великого бізнесу зі складною структурою.
Впровадьте CRM-систему
- зберігати історію взаємодії з клієнтами;
- автоматично розподіляти заявки між менеджерами;
- контролювати виконання задач;
- вести воронку продажів;
- аналізувати ефективність роботи команди.
Для українського бізнесу популярними рішеннями є SalesDrive, KeyCRM та KeepinCRM.
Якщо CRM інтегрована з BAS, менеджерам більше не потрібно вручну переносити інформацію про замовлення, а бухгалтерія отримує всі необхідні документи автоматично.
Автоматизуйте обмін між системами
Навіть найкращі програми не дадуть максимального ефекту, якщо працюють окремо одна від одної. Саме інтеграція дозволяє перетворити кілька сервісів на єдину екосистему.
- BAS та CRM;
- BAS і сайтом;
- BAS та маркетплейсами;
- CRM і службами доставки;
- CRM та ПРРО;
- бухгалтерською системою і банком.
У результаті більшість операцій виконується без участі працівників.
Підключіть електронний документообіг
Ще один важливий етап автоматизації — перехід на електронний документообіг. Це дозволяє:
- Швидше погоджувати документи
- Скоротити витрати на папір
- Пришвидшити підписання договорів
- Працювати дистанційно
Особливо актуально це для компаній, які мають багато постачальників або корпоративних клієнтів.
Автоматизуйте фінансові операції
Фінансовий облік також можна значно спростити. Сучасні рішення дозволяють:
- автоматично завантажувати банківські виписки;
- формувати платіжні документи;
- контролювати дебіторську заборгованість;
- планувати рух коштів.
У результаті бухгалтерія витрачає значно менше часу на рутинні операції.
Інтегруйте доставку та ПРРО
Для інтернет-магазинів одним із найважливіших етапів автоматизації є робота зі службами доставки та фіскалізацією.
Інтеграція дозволяє:
- автоматично створювати ТТН;
- друкувати етикетки;
- відстежувати статуси доставки;
- формувати фіскальні чеки без ручного введення даних.
Це особливо актуально при великій кількості щоденних замовлень.
Чи потрібно купувати все одразу?
Ні. Це одна з найпоширеніших помилок. Автоматизацію краще впроваджувати поетапно.
Приклад мінімального стартового набору:
- BAS для ведення обліку.
- CRM для роботи з клієнтами.
- Інтеграція між CRM та BAS.
- Підключення сайту або маркетплейсів.
- Інтеграція зі службами доставки.
- Підключення ПРРО та електронного документообігу.
Такий підхід дозволяє рівномірно розподілити бюджет і поступово навчити співробітників працювати з новими інструментами.
Типові помилки під час автоматизації
Найчастіше компанії стикаються з такими проблемами:
- Купують систему “із запасом”, якою не користуються;
- Автоматизують хаотичні процеси без їхнього попереднього аналізу;
- Не інтегрують програми між собою;
- Економлять на навчанні персоналу;
- Відкладають автоматизацію до моменту, коли бізнес уже починає втрачати гроші.
Правильно побудована автоматизація повинна спрощувати роботу, а не створювати нові труднощі.
Як зрозуміти, що автоматизація окупилася?
Перші результати зазвичай помітні вже через кілька тижнів після впровадження.
Компанії відзначають:
Фактично бізнес починає працювати швидше, прозоріше та ефективніше.
Автоматизація бізнесу не обов’язково починається з масштабних проєктів або великих інвестицій. У більшості випадків достатньо правильно підібраного стартового набору: облікова система BAS, CRM, інтеграція між ними, підключення доставки, ПРРО та електронного документообігу. Саме така послідовність дозволяє швидко отримати відчутний результат і створити надійну основу для подальшого розвитку компанії.
Якщо ви не знаєте, з чого почати автоматизацію саме вашого бізнесу, спеціалісти SoftUp допоможуть провести аудит процесів, підібрати оптимальні рішення, впровадити BAS, CRM та необхідні інтеграції, навчити співробітників і забезпечити технічну підтримку після запуску системи. Це дозволить уникнути зайвих витрат і отримати максимальну користь від автоматизації вже з перших місяців роботи.
Спробуйте вже зараз
Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.
Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C
