Когда бизнесу уже нужна автоматизация
Многие предприниматели работают в таблицах Excel, блокнотах или нескольких программах. На определенном этапе это перестает быть эффективным.
Признаки того, что пора автоматизировать процессы:
- менеджеры тратят много времени на ручной ввод данных;
- одна и та же информация дублируется в разных программах;
- возникают ошибки при оформлении документов;
- сложно контролировать остатки товаров;
- руководитель не видит актуальную финансовую картину;
- заказы теряются между сайтом, телефоном и мессенджерами;
- бухгалтерия тратит часы на перенос информации.
Если вы узнали хотя бы несколько пунктов, автоматизация уже может принести ощутимый результат.
Автоматизируйте бухгалтерский и управленческий учет
- Первой системой
которую следует внедрить большинству компаний, есть современная учетная программа.
Именно она становится единственным источником достоверной информации о:
- продажи;
- закупки;
- состав;
- деньги;
- взаиморасчеты;
- документооборот.
- Для малого и среднего бизнеса
одним из лучших вариантов есть продукты семейства BAS.
В зависимости от масштаба компании можно выбрать:
- BAS Бухгалтерия — для ведения бухгалтерского и налогового учета;
- BAS Малый бизнес – если нужны склад, продажи и управление заказами;
- BAS Комплексное управление предприятием – для автоматизации большинства бизнес-процессов;
- BAS ERP – для среднего и крупного бизнеса со сложной структурой.
Внедрите CRM-систему
- сохранять историю взаимодействия с клиентами;
- автоматически распределять заявки между менеджерами;
- контролировать выполнение задач;
- вести воронку продаж;
- анализировать эффективность работы команды
Для украинского бизнеса популярны решения SalesDrive, KeyCRM и KeepinCRM.
Если CRM интегрирована с BAS, менеджерам больше не нужно вручную переносить информацию о заказе, а бухгалтерия получает все необходимые документы автоматически.
Автоматизируйте обмен между системами
Даже лучшие программы не дадут максимального эффекта, если работают отдельно друг от друга. Именно интеграция позволяет превратить несколько сервисов в единую экосистему.
- BAS и CRM;
- BAS и сайт;
- BAS и маркетплейсами;
- CRM и службами доставки;
- CRM и ПРО;
- бухгалтерской системой и банком.
В итоге большая часть операций выполняется без роли работников.
Подключите электронный документооборот
Еще один важный этап автоматизации – переход на электронный документооборот. Это позволяет:
- Быстрее согласовывать документы
- Сократить расходы на бумагу
- Ускорить подписание договоров
- Работать дистанционно
Особенно актуально это для компаний, имеющих много поставщиков или корпоративных клиентов.
Автоматизируйте финансовые операции
Финансовый учет можно значительно упростить. Современные решения позволяют:
- автоматически загружать банковские выписки;
- формировать платежные документы;
- контролировать дебиторскую задолженность;
- планировать движение денежных средств.
В результате бухгалтерия тратит гораздо меньше времени на рутинные операции.
Интегрируйте доставку и ПРО
Для интернет магазинов одним из важнейших этапов автоматизации является работа со службами доставки и фискализацией.
Интеграция позволяет:
- автоматически создавать ТТН;
- печатать этикетки;
- отслеживать статусы доставки;
- формировать фискальные чеки без ручного ввода данных
Это особенно актуально при большом количестве ежедневных заказов.
Нужно ли покупать все сразу?
Нет. Это одна из самых распространенных ошибок. Автоматизацию лучше внедрять поэтапно.
Пример минимального стартового набора:
- BAS для ведения учета.
- CRM для работы с клиентами.
- Интеграция между CRM и BAS.
- Подключение сайта или маркетплейсов.
- Интеграция со службами доставки.
- Подключение ПРО и электронного документооборота.
Такой подход позволяет равномерно распределить бюджет и научить сотрудников работать с новыми инструментами.
Типичные ошибки при автоматизации
Чаще всего компании сталкиваются со следующими проблемами:
- Покупают систему «с запасом», которой не пользуются;
- Автоматизируют хаотические процессы без предварительного анализа;
- Не интегрируют программы между собой;
- Экономят на обучении персонала;
- Откладывают автоматизацию до момента, когда бизнес уже начинает терять деньги.
Правильно построенная автоматизация должна упрощать работу, а не создавать новые трудности.
Как осознать, что автоматизация окупилась?
Первые результаты обычно заметны уже спустя несколько недель после внедрения.
Компании отмечают:
Фактически бизнес начинает работать быстрее, прозрачнее и эффективнее.
Автоматизация бизнеса не обязательно начинается с масштабных проектов или крупных инвестиций. В большинстве случаев достаточно правильно подобранный стартовый набор: учетная система BAS, CRM, интеграция между ними, подключение доставки, ПРРО и электронного документооборота. Именно такая последовательность позволяет быстро получить ощутимый результат и создать надежную основу дальнейшего развития компании.
Если вы не знаете, с чего начать автоматизацию вашего бизнеса, специалисты SoftUp помогут провести аудит процессов, подобрать оптимальные решения, внедрить BAS, CRM и необходимые интеграции, научить сотрудников и обеспечить техническую поддержку после запуска системы. Это позволит избежать лишних затрат и извлечь максимальную пользу от автоматизации уже с первых месяцев работы.
Попробуйте уже сейчас
Быстрый старт с минимальными вложениями
Оставьте заявку на сайте: мы расскажем об интеграции и настроим решение для работы в BAS / 1C
