Як виглядає автоматизована схема інтернет-магазину
Типовий процес можна побудувати так:
Prom, Rozetka, Kasta, EVA або власний сайт → CRM → BAS → WayForPay чи LiqPay → Monobank або Privat24 → Checkbox → Нова Пошта → Telegram і Viber.
У цій схемі кожен інструмент виконує свою функцію:
- маркетплейси та сайт приймають замовлення;
- CRM організовує роботу менеджерів;
- BAS зберігає товари, ціни, залишки, документи та фінансові дані;
- платіжні сервіси приймають онлайн-оплату;
- банківські інтеграції допомагають контролювати надходження;
- Checkbox автоматизує фіскалізацію;
- Нова Пошта забезпечує оформлення доставки;
- Telegram і Viber використовуються для повідомлень та оперативної комунікації.
Головне завдання інтеграції — забезпечити автоматичний обмін інформацією без повторного введення даних.
Єдиний облік продажів із Prom, Rozetka, Kasta та EVA
Інтеграція BAS із Prom
Prom може бути одним із головних каналів продажу для інтернет-магазину. Через публічний API платформа дозволяє працювати із замовленнями, їхніми статусами, товарами, даними клієнтів і повідомленнями.
Інтеграція Prom із BAS може автоматизувати:
- завантаження нових замовлень;
- створення контрагентів;
- перенесення складу замовлення;
- зіставлення товарів за артикулом;
- резервування продукції;
- оновлення цін і залишків;
- передавання статусу виконання;
- прив’язування номера відправлення;
- формування документів продажу.
Менеджер бачить замовлення у звичному робочому середовищі й не витрачає час на ручне копіювання інформації з кабінету Prom.
Інтеграція BAS із Rozetka
Для продавців Rozetka важливо синхронізувати не лише замовлення, а й великий каталог товарів, характеристики, ціни та доступні залишки. Офіційний Marketplace API підтримує роботу із замовленнями, товарами та комунікацією з покупцями.
Автоматизація дозволяє:
- отримувати замовлення з Rozetka;
- перевіряти наявність товару в BAS;
- резервувати замовлену кількість;
- оновлювати ціни та залишки;
- змінювати статуси замовлень;
- передавати дані про відправлення;
- уникати повторного створення клієнтів і номенклатури;
- аналізувати продажі Rozetka окремо від інших каналів.
Так компанія керує продажами на маркетплейсі з єдиного облікового контуру, а не підтримує паралельну базу вручну.
Інтеграція з Kasta
Під час роботи з Kasta особливо важливо своєчасно оновлювати асортимент. Якщо фактичний залишок змінився, інформація має швидко потрапити на торговельний майданчик.
Модуль інтеграції може забезпечувати:
- передавання товарних карток;
- синхронізацію артикулів;
- оновлення цін;
- вивантаження актуальних залишків;
- завантаження замовлень;
- створення документів у BAS;
- контроль виконання й відправлення;
- окрему аналітику за каналом Kasta.
У результаті магазин зменшує ризик продажу відсутнього товару та не витрачає години на ручне редагування каталогу.
Інтеграція з EVA
Продажі через EVA також доцільно включити до спільної системи. Це особливо актуально для компаній із великим асортиментом косметики, товарів для догляду, побутової продукції та супутніх категорій.
Інтеграція може охоплювати:
- передавання товарного каталогу;
- синхронізацію характеристик;
- оновлення цін і залишків;
- завантаження замовлень;
- резервування товарів;
- формування реалізації;
- передавання статусів;
- аналіз продажів і прибутковості.
Конкретний перелік функцій залежить від доступних інтерфейсів майданчика, особистого кабінету продавця та погодженого сценарію обміну.
Навіщо об’єднувати всі маркетплейси з BAS
Коли Prom, Rozetka, Kasta та EVA підключені до BAS, компанія отримує єдиний центр управління товарними даними.
Ціни, залишки та номенклатуру не потрібно окремо редагувати в кожному кабінеті. Нові замовлення надходять до однієї системи, а керівник може порівнювати:
- кількість продажів за каналами;
- середній чек;
- валовий прибуток;
- частоту повернень;
- швидкість обробки;
- популярні категорії;
- заборгованість;
- ефективність роботи менеджерів.
CRM як центр роботи із замовленнями
BAS відповідає за облік, документи, склад, фінанси та собівартість. CRM допомагає організувати взаємодію з покупцем і роботу відділу продажів.
Після інтеграції замовлення з маркетплейсу або сайту автоматично створюється в CRM. Менеджер бачить:
-
- джерело звернення;
- контактні дані клієнта;
- склад замовлення;
-
- спосіб оплати;
- спосіб доставки;
- статус опрацювання;
-
- історію дзвінків і повідомлень;
- відповідального працівника;
- заплановані завдання.
-
Після зміни етапу в CRM дані можуть передаватися до BAS. Наприклад, після підтвердження замовлення система резервує товар, а після оплати або відправлення формує необхідні документи.
Що дає інтеграція CRM із BAS
- створення замовлення клієнта;
- передавання товарів, кількості та знижок;
- синхронізацію контрагентів;
- перевірку залишків;
- резервування;
- передавання рахунків і оплат;
- повернення товарів;
- оновлення статусів;
- контроль заборгованості;
- формування аналітики.
CRM стає робочим місцем менеджера, а BAS — надійним джерелом облікових даних.
Онлайн-оплата через WayForPay та LiqPay
Інтеграція з WayForPay
WayForPay використовується для приймання онлайн-платежів в інтернет-бізнесі. Його можна пов’язати із сайтом, CRM або BAS, щоб інформація про платіж автоматично доповнювала відповідне замовлення.
Після успішної оплати система може:
- змінити статус замовлення;
- зафіксувати суму та ідентифікатор транзакції;
- створити оплату в CRM;
- передати інформацію до BAS;
- запустити фіскалізацію;
- повідомити менеджера;
- перевести замовлення на етап комплектації.
За потреби можна передбачити обробку невдалих платежів, повторне надсилання посилання, часткове або повне повернення коштів.
Інтеграція з LiqPay
LiqPay надає інструменти інтернет-еквайрингу для сайтів і мобільних застосунків. В офіційній документації описані платіжні сторінки, віджети, інвойси, повернення, QR-оплата та інші сценарії.
Інтеграція LiqPay із системою магазину допомагає:
- створювати платіжні посилання;
- приймати оплату за конкретним замовленням;
- автоматично отримувати статус транзакції;
- зіставляти оплату з клієнтом;
- передавати надходження до BAS;
- запускати формування чека;
- контролювати повернення;
- вести аналітику за способом оплати.
Менеджеру не потрібно постійно перевіряти кабінет платіжної системи: підтвердження надходить у CRM або BAS автоматично.
Контроль банківських операцій через Monobank і Privat24
Платіжний сервіс повідомляє, що клієнт успішно завершив транзакцію, а банківська інтеграція допомагає контролювати фактичний рух коштів на рахунку підприємства.
- Інтеграція BAS із Monobank
Обмін із Monobank може використовуватися для завантаження банківських операцій, пошуку оплат за призначенням, сумою або реквізитами та автоматичного створення документів у BAS.
Практичний результат:
- менше ручного введення виписок;
- швидше рознесення платежів;
- контроль оплат за замовленнями;
- скорочення кількості помилок;
- актуальна дебіторська заборгованість;
- оперативне відображення банківських комісій і повернень.
- Інтеграція BAS із Privat24
Інтеграція з Privat24 для бізнесу дозволяє спростити обмін платіжними документами та банківськими операціями з BAS. SoftUp також реалізує сценарії прив’язування платежу до відповідного замовлення.
Система може:
- завантажувати виписки;
- створювати банківські документи;
- зіставляти платежі із замовленнями;
- контролювати неоплачені рахунки;
- передавати підготовлені платежі;
- відображати комісії;
- спрощувати банківську звірку.
Таким чином, платіж не залишається окремим рядком у банку, а стає частиною повної історії замовлення.
Автоматична фіскалізація через Checkbox
Після отримання оплати інтернет-магазину може знадобитися сформувати фіскальний чек відповідно до налаштованого сценарію та вимог законодавства.
Checkbox — програмний РРО, який має API для підключення до сайтів, CRM, ERP та інших фронт-систем.
- Як працює інтеграція BAS із Checkbox
Автоматизований процес може виглядати так:
- Клієнт оплачує замовлення через WayForPay або LiqPay.
- CRM або BAS отримує підтвердження платежу.
- Система перевіряє суму, товари, ставки податків і спосіб оплати.
- До Checkbox передається команда на створення чека.
- Checkbox повертає статус і реквізити фіскального документа.
- Посилання або дані чека зберігаються в замовленні.
- Клієнту автоматично надсилається повідомлення.
Окремі сценарії можна налаштувати для онлайн-оплати, післяплати, часткової передоплати, повернення товару та повернення коштів.
- Що дає автоматична фіскалізація
Інтеграція з Checkbox допомагає:
- не створювати чеки вручну;
- зменшити ризик розбіжностей у сумах;
- використовувати дані безпосередньо із замовлення;
- контролювати статус фіскалізації;
- автоматизувати чеки повернення;
- зберігати реквізити чека в BAS або CRM;
- швидко передавати електронний документ покупцю.
Порядок застосування РРО або ПРРО залежить від моделі роботи, способу розрахунку та чинних вимог законодавства, тому сценарій фіскалізації потрібно погоджувати з бухгалтером або податковим консультантом.
Доставка через Нову Пошту
Коли замовлення підтверджене й оплачене, система може автоматично підготувати його до відправлення. Офіційний API Нової Пошти дає змогу інтегрувати логістичні процеси, зокрема створювати електронні накладні та розраховувати параметри доставки.
Повідомлення через Telegram і Viber
Покупець очікує швидкої інформації про стан замовлення. Телефонувати на кожному етапі незручно, а електронні листи можуть залишатися непрочитаними. Telegram і Viber дозволяють автоматизувати транзакційні повідомлення.
Telegram має офіційний HTTP-інтерфейс Bot API, через який можна реалізовувати ботів і автоматичні сценарії обміну повідомленнями. Viber також надає REST API для ботів і бізнес-комунікацій; доступність окремих можливостей залежить від типу облікового запису та комерційних умов платформи.
Які повідомлення можна автоматизувати
- підтвердження отримання замовлення;
- повідомлення про необхідність оплати;
- платіжне посилання;
- підтвердження надходження коштів;
- інформацію про комплектацію;
- номер експрес-накладної;
- повідомлення про відправлення;
- посилання на фіскальний чек;
- нагадування про отримання посилки;
- інформацію про повернення коштів.
Telegram також зручно використовувати для внутрішніх сповіщень. Наприклад, бот може повідомляти працівникам про нове замовлення, невдалу оплату, відсутність залишку, помилку фіскалізації або повернення посилки.
Повний шлях замовлення в автоматизованій системі
Розглянемо приклад роботи інтернет-магазину після впровадження інтеграцій.
- Покупець оформлює замовлення
Замовлення надходить із Prom, Rozetka, Kasta, EVA або власного сайту. Система автоматично отримує контактні дані, перелік товарів, кількість, ціну, спосіб оплати та доставки.
- Замовлення створюється в CRM
CRM визначає джерело продажу, відповідального менеджера та початковий статус. Якщо клієнт уже є в базі, нове замовлення додається до його історії.
- BAS перевіряє залишки
Товари зіставляються з номенклатурою BAS. Доступна кількість резервується, а актуальні залишки передаються на маркетплейси.
- Клієнт проводить оплату
Покупець сплачує замовлення через WayForPay або LiqPay. Платіж автоматично прив’язується до замовлення, а банківські дані надалі звіряються через Monobank або Privat24.
- Формується фіскальний чек
Після підтвердження потрібної події система передає дані до Checkbox. Реквізити чека зберігаються в CRM або BAS і можуть бути надіслані клієнту.
- Створюється експрес-накладна
Інтеграція з Новою Поштою заповнює дані отримувача, формує накладну та повертає номер відправлення.
- Покупець отримує повідомлення
Telegram або Viber повідомляє, що замовлення відправлено, і передає номер накладної та посилання на чек.
- Статуси оновлюються
Після отримання посилки відповідний статус передається до CRM, BAS і, за можливості, кабінету маркетплейсу. Менеджер бачить завершене замовлення, а керівник — правильні показники продажу та прибутку.
Який результат отримує бізнес
- обробляти більше замовлень без пропорційного розширення штату;
- скоротити час від оформлення до відправлення;
- підтримувати актуальні залишки на всіх майданчиках;
- зменшити кількість ручних операцій;
- уникати повторного введення інформації;
- швидше знаходити оплати;
- автоматично створювати фіскальні чеки;
- прискорити оформлення доставки;
- покращити комунікацію з клієнтами;
- отримувати єдину аналітику за всіма каналами.
Керівник бачить не просто загальну виручку, а повну картину: який маркетплейс приносить більше замовлень, де вищий середній чек, які товари мають найбільшу маржинальність і на якому етапі виникають затримки.
Як правильно розпочати автоматизацію
Необов’язково підключати всі сервіси одночасно. Проєкт можна реалізувати поетапно.
звідки воно надходить, хто його обробляє, де перевіряються залишки, як фіксується оплата, коли створюється чек і хто оформлює доставку.
правила обміну та відповідність товарів між платформами.
- маркетплейси та CRM;
- CRM і BAS;
- платіжні сервіси та банки;
- Checkbox;
- Нова Пошта;
- Telegram і Viber;
- управлінська аналітика.
не лише стандартний продаж, а й скасування, часткову оплату, повернення, заміну товару, відсутність залишку, помилку доставки та повторну фіскалізацію.
Автоматизація інтернет-магазину із SoftUp
Спробуйте вже зараз
Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.
Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C
