Перехід на електронний документообіг

Сучасний бізнес працює в умовах високої швидкості, дистанційної взаємодії та постійної оптимізації витрат. Паперові документи більше не відповідають цим вимогам: вони повільні,. Саме тому перехід на електронний документообіг (ЕДО) сьогодні — не тренд, а необхідність для компаній, які хочуть залишатися конкурентними.

Електронний документообіг дозволяє створювати, підписувати, надсилати та зберігати документи в цифровому форматі з повною юридичною силою. Договори, акти, рахунки, накладні — усе це можна обробляти без друку, кур’єрів і ручної роботи.

Переваги переходу на електронний документообіг

Швидкість обміну документами

Не потрібно чекати доставку, погодження поштою чи фізичне підписання. Контрагенти отримують документи миттєво, незалежно від їхнього місцезнаходження.
Значна економія витрат
Компанія скорочує витрати на:
- папір і друк;
- кур’єрські та поштові послуги;
- архівне зберігання;
- ручну обробку та повторне введення даних.
За підрахунками, електронний документ обходиться у кілька разів дешевше, ніж паперовий.
Контроль і прозорість процесів
У системах електронного документообігу завжди видно:
- хто створив документ;
- хто і коли його підписав;
- на якому етапі погодження він знаходиться.
Це мінімізує ризик втрати документів та людських помилок.
Юридична значущість

Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), мають таку ж юридичну силу, як і паперові з «мокрим» підписом. Вони визнаються податковими органами, судами та контрагентами.
Зручність для віддаленої роботи

Усі працюють з документами в єдиному цифровому просторі.

Можливості	Flydoc	M.E.Doc модуль “Електронний документообіг”	Веб-сервіс СОТА	FREDO ДокМен
Можливість інтеграції з бух програмами	Інтегрований з лінійкою BAS Наявні протоколи АРІ для інтеграції з іншими програмами	Імпорт документів Автоматичне завантаження через модуль М.Е.Dос.Інтеграція	Імпорт документів	Інтегрований з лінійкою BAS
Готові шаблони документів	Є шаблони для типових документів BAS, можна розширити перелік шаблонів	Широкий вибір шаблонів	Широкий вибір шаблонів	Є шаблони для типових документи BAS
Можливість підписання документів довільних форматів	+	+	+	–
Покриття контрагентів	Можливість обмінюватися з M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ
Відправка посилання на документ на електронну пошту, з можливістю накласти КЕП безпосередньо з посилання	+	+	+	–
Формат програми ЕДО	Інтегрований в BAS	Окрема програма	Веб-сервіс	Інтегрований в BAS
Демоверсія програми – 10 документів безкоштовно в міс	+	+	+	–
Підтримка всіх видавців КЕП	Можливість підписувати документи електронними підписами будь-якого КНЕДП
Вартість для ФОП, без ПДВ	5250 грн / рік	2400 грн / рік	4 грн за документ	1620 грн / рік
Вартість для юридичних осіб, без ПДВ	10500 грн / рік	2400 грн / рік	4 грн за документ	1620 грн / рік
Кількість документів на рік	Необмежено	Необмежено	Тарифікація за кожен відправлений документ	Необмежено

Що потрібно зробити, щоб перейти на електронний документообіг

Перехід на ЕДО не є складним процесом, якщо підійти до нього системно.

Проаналізувати поточні документообігові процеси

Визначити, які документи найчастіше використовуються: договори, акти, рахунки, податкові накладні тощо.

Отримати електронні підписи

Для відповідальних осіб компанії необхідно оформити КЕП, які використовуються для підписання документів.

Обрати програму для електронного документообігу

Система має відповідати розміру бізнесу, специфіці роботи та інтегруватися з обліковими програмами.

Налаштувати інтеграцію з обліковими системами

Найбільшу ефективність ЕДО дає у зв’язці з обліком (наприклад, BAS), коли документи формуються автоматично з даних системи.

Навчити співробітників

Навіть найкраща система не працюватиме без правильного використання.

Відправка документів через електронний документообіг — це швидко та вигідно

Електронна відправка документів повністю змінює підхід до взаємодії з клієнтами та партнерами. Ви більше не залежите від графіків пошти чи кур’єрів.

Один клік — і документ:

Сформований
Підписаний
Доставлений контрагенту
Зафіксований в системі

Це прискорює фінансові розрахунки, зменшує дебіторську заборгованість та покращує сервіс для клієнтів.

На що звернути увагу при виборі програми для електронного документообігу

Обираючи систему ЕДО, варто врахувати кілька ключових критеріїв:

Юридична відповідність

підтримка КЕП та відповідність законодавству України.

Інтеграція з обліковими системами

BAS, бухгалтерські програми, CRM.

Зручність інтерфейсу

мінімум складних налаштувань для користувачів.

Масштабованість

можливість працювати як малому бізнесу, так і великій компанії.

Підтримка та супровід
Важливо мати надійного партнера, який допоможе з налаштуванням і розвитком системи.

Компанія SoftUp допомагає бізнесу впроваджувати електронний документообіг «під ключ»: від підбору оптимального рішення до інтеграції з BAS та навчання співробітників. Ми налаштовуємо процеси так, щоб електронні документи реально спрощували роботу, а не створювали нові труднощі.

SoftUp — це крок до швидшого, прозорішого та ефективнішого бізнесу.

Спробуйте вже зараз

Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.

Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C