Преимущества перехода на электронный документооборот
- Скорость обмена документами
Не нужно ждать доставки, одобрения по почте или физической подписи. Контрагенты получают документы мгновенно, независимо от их местонахождения.
- Значительная экономия средств
Компания снижает затраты на:
- бумага и печать;
- курьерские и почтовые услуги;
- архивное хранение;
- ручная обработка и повторный ввод данных.
По оценкам, электронный документ в несколько раз дешевле бумажного.
- Контроль процессов и прозрачность
Системы электронного документооборота всегда показывают:
- кто создал документ;
- кто и когда его подписал;
- на какой стадии согласования он находится.
Это сводит к минимуму риск потери документа и человеческой ошибки.
- Юридическое значение
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с «мокрой» подписью. Они признаются налоговыми органами, судами и контрагентами.
- Удобство для удаленной работы
Все работают с документами в едином цифровом пространстве.
| Возможности | Flydoc | M.E.Doc “Электронный документооборот” | Веб-сервис СОТА | FREDO ДокМен |
|---|---|---|---|---|
| Возможность интеграции с бухгалтерскими программами | Интегрированный с линейкой BAS Есть протокол АРI для интеграции с другими программами | Импорт документов Автоматическая загрузка через модуль М.Е.Dос | Импорт документов | Интегрированный с линейкой BAS |
| Готовые шаблоны документов | Есть шаблоны для типовых документов BAS, можно расширить список шаблонов | Широкий выбор шаблонов | Широкий выбор шаблонов | Есть шаблоны для типовых документов BAS |
| Возможность подписания документов произвольных форматов | + | + | + | — |
| Покрытие контрагентов | Можно обмениваться с M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМэн, СОТА и API.ПТАХ | |||
| Отправка ссылки на документ на электронную почту, с возможностью наложить КЭП непосредственно из ссылки | + | + | + | — |
| Формат программы ЭДО | Интегрированный в BAS | Отдельная программа | Веб-сервис | Интегрированный в BAS |
| Демо-версия программы – 10 документов в месяц бесплатно | + | + | + | — |
| Поддержка издателей КЭП | Возможность подписывать документы КЭП выданными всеми КНЭДП | |||
| Стоимость для ФЛП | 5250 грн / год | 2400 грн / год | 4 грн за документ | 1620 грн / год |
| Стоимость для юридических лиц | 10500 грн / год | |||
| Количество документов в год | Неограниченно | Неограниченно | Тарификация за каждый отправленный документ | Неограниченно |
Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот
Переход на ЭДО – процесс несложный, если подходить к нему системно.
Определить, какие документы чаще всего используются: договоры, акты, счета-фактуры, налоговые накладные и т.п.
Ответственным лицам компании необходимо оформить КЭП, которыми подписывают документы.
Система должна соответствовать размеру бизнеса, специфике работы и интегрироваться с бухгалтерскими программами.
ЭДО обеспечивает наибольшую эффективность в связи с учетом (например, BAS), когда документы формируются автоматически на основе данных системы.
Даже самая лучшая система не будет работать без правильного использования.
Отправка документов посредством электронного документооборота – быстро и выгодно
Электронная отправка документов полностью меняет подход к взаимодействию с клиентами и партнерами. Вы больше не зависите от расписания почтовых отделений или курьеров.
Один клик — и документ:
- Сформированный
- Подписанный
- Доставленный контрагенту
- Зафиксированный в системе
Это ускоряет финансовые расчеты, снижает дебиторскую задолженность и улучшает качество обслуживания клиентов.
На что обратить внимание при выборе программы для электронного документооборота
підтримка КЕП та відповідність законодавству України.
BAS, бухгалтерські програми, CRM.
мінімум складних налаштувань для користувачів.
можливість працювати як малому бізнесу, так і великій компанії.
Компанія SoftUp допомагає бізнесу впроваджувати електронний документообіг «під ключ»: від підбору оптимального рішення до інтеграції з BAS та навчання співробітників. Ми налаштовуємо процеси так, щоб електронні документи реально спрощували роботу, а не створювали нові труднощі.
SoftUp — це крок до швидшого, прозорішого та ефективнішого бізнесу.
Комментариев ещё нет