Кожна така дія окремо займає лише декілька хвилин. Але якщо вона повторюється десятки або сотні разів на день, підприємство щомісяця втрачає десятки робочих годин.
Розглянемо 20 бізнес-процесів, які можна автоматизувати за допомогою BAS вже сьогодні.
Зіставлення платежів із замовленнями
Отримати банківську виписку — лише половина роботи. Наступне завдання полягає в тому, щоб зрозуміти, за який рахунок або замовлення надійшли гроші.
Цей процес також можна частково автоматизувати.
Система може використовувати суму, призначення платежу, реквізити платника та інші параметри для пошуку відповідної операції.
Особливо корисна така автоматизація для інтернет-магазинів і компаній, які щодня отримують велику кількість однотипних платежів.
Бухгалтеру залишаються переважно винятки — платежі, які система не змогла зіставити однозначно.
Обмін між CRM і BAS
CRM і BAS вирішують різні завдання, але використовують багато спільної інформації.
У CRM менеджер працює з клієнтом, угодою та етапами продажу. BAS відповідає за товари, склад, фінанси, бухгалтерські документи та інші облікові процеси.
Без інтеграції виникає подвійне введення.
Обмін може передавати між системами:
- контрагентів;
- товари;
- ціни;
- залишки;
- замовлення;
- оплати;
- статуси;
- документи.
SoftUp реалізує інтеграції BAS із SalesDrive, KeyCRM, KeepinCRM та іншими CRM-системами залежно від процесів підприємства.
Завантаження замовлень із Prom
Якщо компанія продає через Prom, менеджеру не обов’язково вручну переносити кожне замовлення до облікової системи.
Інтеграція може автоматизувати отримання замовлень та необхідної інформації про покупця і товари.
Далі на підставі отриманих даних можна будувати наступні процеси: резервувати товар, формувати документи, передавати інформацію на склад та контролювати виконання замовлення.
Це особливо важливо при великих обсягах e-commerce, коли ручна обробка стає вузьким місцем бізнесу.
Обробка замовлень із Rozetka
Аналогічно можна автоматизувати роботу продавця з Rozetka
-
Залежно від реалізованого сценарію інтеграція може охоплювати замовлення, товари, залишки, ціни та статуси.
У результаті BAS стає частиною єдиної системи керування онлайн-продажами, а працівникам не потрібно постійно перемикатися між кабінетом маркетплейсу та обліковою програмою.
Для компаній, які одночасно продають через декілька майданчиків, це особливо важливо.
Синхронізація залишків на маркетплейсах
Уявімо, що на складі залишилася одна одиниця товару, але вона одночасно виставлена на сайті, Prom і Rozetka. Після продажу через один канал інформацію потрібно якомога швидше врахувати в інших.
Замість ручного коригування можна організувати автоматичну синхронізацію залишків.
Це знижує ризик ситуацій, коли клієнт успішно оформлює замовлення, а менеджер потім змушений повідомляти, що товару фактично немає.
Аналогічні сценарії можна реалізовувати для інших торгових майданчиків, зокрема Kasta та EVA, з урахуванням доступних механізмів обміну.
Оновлення цін у різних каналах продажу
Коли компанія має тисячі товарних позицій, ручне оновлення цін на кожному майданчику займає багато часу.
Ціни можна вести централізовано та передавати в зовнішні системи відповідно до встановлених правил.
При цьому для різних каналів можуть застосовуватися різні види цін, націнки або інші алгоритми.
Такий підхід особливо корисний під час масової переоцінки. Замість редагування сотень карток менеджер змінює дані в основній системі, після чого вони передаються далі.
Резервування товару після замовлення
Ще один процес, який доцільно автоматизувати, — резервування.
-
Коли підтверджене замовлення надходить у BAS, потрібна кількість товару може бути зарезервована за клієнтом.
Це допомагає уникнути ситуації, коли один товар одночасно обіцяють декільком покупцям.
Особливо важливе автоматичне резервування для компаній, де одночасно працює багато менеджерів або замовлення надходять із декількох зовнішніх джерел.
Приймання онлайн-оплати
Інтернет-магазини можуть пов’язати BAS із платіжними сервісами, зокрема WayForPay або LiqPay
-
Після оплати інформація про транзакцію може використовуватися для подальшого автоматизованого сценарію.
Наприклад:
замовлення → оплата → зміна статусу → облік → фіскалізація → комплектація.
Таким чином менеджеру не потрібно постійно перевіряти платіжний кабінет, щоб зрозуміти, чи можна передавати замовлення в роботу.
Формування документів продажу
Рахунок, замовлення, видаткова накладна, акт виконаних робіт та інші документи не завжди потрібно створювати незалежно один від одного.
Якщо інформація про операцію вже є в BAS, наступні документи можна формувати на її підставі.
Це реалізує важливий принцип автоматизації:
дані вводяться один раз і використовуються багато разів.
Такий підхід не лише економить час, а й зменшує ризик розбіжностей між документами.
Масове формування регулярних документів
Наприклад, підприємство щомісяця виставляє сотням клієнтів рахунки та акти за обслуговування, оренду, підписку або інші послуги.
Створювати кожен документ окремо неефективно.
У BAS можна реалізувати групове або автоматизоване формування документів за заданими параметрами. Працівник перевіряє результат замість того, щоб повторювати одну операцію сотні разів.
Розпізнавання PDF-документів
-
Не вся первинна документація надходить у структурованому електронному форматі. Постачальники досі часто надсилають рахунки, накладні та інші документи у PDF.
Традиційний сценарій виглядає так: бухгалтер відкриває PDF і вручну переносить реквізити в BAS.
Модуль розпізнавання дозволяє змінити цей процес.
Система аналізує документ, розпізнає потрібні реквізити та використовує отриману інформацію для підготовки документа в BAS.
Замість ручного введення бухгалтер виконує перевірку.
Для підприємств, які отримують сотні PDF-файлів щомісяця, економія часу може бути дуже суттєвою.
Електронний документообіг
Після створення документа його ще потрібно передати контрагенту, отримати підписаний примірник і забезпечити зберігання.
Частину цього процесу також можна автоматизувати за допомогою інтеграції BAS із системами електронного документообігу.
Це дозволяє зменшити кількість операцій із паперами та файлами, а також швидше знаходити документи, пов’язані з конкретною господарською операцією.
Особливо цінним є наскрізний процес, коли бухгалтер може простежити шлях від операції в BAS до відповідного електронного первинного документа.
Оформлення доставки Новою поштою
Повідомлення клієнтам
Ще один процес, який легко перетворюється на рутину, — повідомлення клієнтів.
BAS можна інтегрувати з Telegram і використовувати події в системі як тригери для автоматичних повідомлень.
Наприклад, клієнта можна інформувати про зміну статусу замовлення або іншу потрібну подію.
Telegram також може використовуватися для внутрішніх сповіщень. Керівник або відповідальний працівник може отримувати повідомлення про нове замовлення, оплату чи іншу важливу операцію.
Аналогічні сценарії можна побудувати через Viber.
Інтеграція дозволяє використовувати дані BAS для персоналізованих повідомлень.
У шаблон можна автоматично підставляти ім’я клієнта, номер документа, суму, інформацію про замовлення та інші необхідні реквізити.
Це значно зручніше, ніж вручну копіювати дані та відправляти однотипні повідомлення кожному покупцю.
Управлінські звіти для керівника
Ще один процес, який часто виконується вручну, — підготовка звітності для керівництва.
Бухгалтер або фінансист вивантажує інформацію з BAS, переносить її в Excel, об’єднує декілька таблиць і щотижня повторює ті самі дії.
Якщо показники можна розрахувати на підставі даних BAS, доцільніше створити автоматизований управлінський звіт.
Керівник може отримувати інформацію про:
- продажі;
- валовий прибуток;
- доходи та витрати;
- залишки;
- рух коштів;
- дебіторську заборгованість;
- ефективність напрямів;
- інші KPI.
У результаті час витрачається на аналіз показників, а не на механічне складання таблиць.
Підготовка SAF-T UA
Останній пункт особливо актуальний у 2026 році — підготовка даних для SAF-T UA.
SAF-T UA — це стандартизований електронний файл із даними бухгалтерського та податкового обліку. Для великих платників податків у 2026 році це вже практичне завдання в межах документальних перевірок: ДПС продовжує публікувати матеріали щодо формування, перевірки та подання такого файлу.
Автоматизація дозволяє формувати необхідну структуру на основі даних облікової системи, однак перед цим BAS повинна бути підготовлена.
Варто перевірити:
- довідники;
- бухгалтерські рахунки;
- контрагентів;
- номенклатуру;
- залишки;
- господарські операції;
- нестандартні документи та регістри;
- власні доопрацювання конфігурації.
Після формування XML необхідно протестувати його відповідність актуальній XSD-схемі та звірити дані з BAS. ДПС публікує XSD та тестові матеріали для SAF-T UA на своєму офіційному ресурсі.
Що дає автоматизація цих 20 процесів
Головна мета автоматизації — не встановити якомога більше модулів. Потрібно прибрати операції, у яких людина фактично виконує роль посередника між двома програмами.
Якщо співробітник бере замовлення з Prom і переносить його в BAS — системи потрібно інтегрувати.
Якщо бухгалтер завантажує виписку з банку і переносить платежі в BAS — варто автоматизувати банківський обмін.
Якщо менеджер бере дані з BAS і повторно вводить їх для створення фіскального чека — потрібна інтеграція з ПРРО.
Якщо бухгалтер передруковує накладну з PDF — варто використовувати розпізнавання документів.
Саме такі повторювані операції є першими кандидатами на автоматизацію.
Скільки часу можна заощадити
Припустимо, певна ручна операція займає 3 хвилини, а працівники виконують її 100 разів на день.
Це:
300 хвилин = 5 робочих годин щодня.
За 20 робочих днів — уже приблизно 100 годин на місяць.
Тому оцінювати доцільність автоматизації варто не за принципом «ця операція займає всього три хвилини», а за формулою:
час однієї операції × кількість повторень × кількість робочих днів.
Так швидко стає зрозуміло, які процеси забирають найбільше ресурсів.
З чого почати автоматизацію BAS
Не потрібно намагатися автоматизувати всі 20 процесів одночасно.
Спочатку варто визначити три-п’ять найбільш трудомістких операцій і порахувати, скільки часу вони забирають у працівників щомісяця.
Після цього можна визначити пріоритети:
- Часті ручні операції
Те, що повторюється сотні разів, автоматизуємо насамперед.
- Подвійне введення даних
Якщо одна інформація переноситься між двома системами вручну, потрібна інтеграція.
- Операції з високим ризиком помилки
Ціни, залишки, платежі, реквізити та фіскалізація потребують особливої уваги.
- Процеси, які затримують інших
Якщо склад чекає менеджера, менеджер — бухгалтера, а бухгалтер — банківську виписку, потрібно автоматизувати весь ланцюжок, а не одну його частину.
Автоматизація бізнес-процесів у BAS із SoftUp
SoftUp допомагає автоматизувати як окремі операції, так і повні бізнес-процеси.
Можна інтегрувати BAS із Prom, Rozetka, CRM, monobank, Приват24, WayForPay, LiqPay, Checkbox, Новою поштою, Telegram, Viber та іншими зовнішніми сервісами, автоматизувати документообіг, розпізнавання PDF, роботу з банківськими операціями, управлінською звітністю та підготовкою даних для SAF-T UA.
Перед впровадженням доцільно проаналізувати поточний процес і знайти місця, де співробітники найбільше працюють руками. Іноді автоматизація однієї правильно вибраної операції приносить бізнесу більше користі, ніж десяток функцій, якими ніхто не користується.
Спробуйте вже зараз
Швидкий старт із мінімальними вкладеннями.
Залиште заявку на сайті: ми розповімо про інтеграцію і налаштуємо рішення для роботи в BAS/1C
