BAS Документообіг КОРП

BAS Документообіг КОРП — це сучасне рішення, розроблене для повної автоматизації всіх процесів роботи з документами на підприємстві. Його функціонал охоплює не лише внутрішній документообіг, а й взаємодію між підрозділами та контроль за виконанням завдань. Програму можуть ефективно використовувати як приватні компанії різних галузей, так і державні установи. Завдяки гнучкості налаштувань, вона легко адаптується до специфіки будь-якої організації.

Основні можливості системи

Рішення BAS Документообіг КОРП забезпечує комплексну автоматизацію процесів, пов’язаних із обліком документів, організацією співпраці між працівниками, контролем виконання завдань і аналізом дисципліни. Програма дозволяє одночасну роботу декількох користувачів у локальній мережі або через Інтернет. Вона повністю відповідає чинним нормативно-правовим актам щодо ведення документообігу. Інтерфейс та документація доступні українською та російською мовами.

Робота з документами

Програма підтримує роботу з різними типами документів, кожен з яких має власну картку для обліку та реєстрації. У комплекті постачання є набір із 45 шаблонних інструкцій, що полегшують ознайомлення з функціоналом та процесами. Для кожного етапу — від створення документа до завершення процесу — передбачено зручні механізми супроводу.

Система зберігання та керування доступом

Усі файли та документи зберігаються у вигляді структурованих папок із чітко визначеними правами доступу. Ця структура може відображати як ієрархію підприємства, так і класифікацію за типами документів. Права доступу встановлюються для окремих користувачів або цілих груп і охоплюють операції зчитування, редагування, додавання або видалення.

Також система дозволяє застосовувати як дозволи, так і заборони, що забезпечує гнучке налаштування політики безпеки. Передбачено спеціальний звіт для перевірки рівня доступу та уникнення витоків конфіденційної інформації. Файли можуть зберігатися як у самій інформаційній базі, так і в зовнішніх папках на диску.

Реєстрація вхідної та вихідної документації

Завдяки BAS Документообіг КОРП легко вести облік усієї вхідної та вихідної кореспонденції. Програма автоматично генерує наскрізні реєстраційні номери згідно з заданими правилами, підтримує друк штрих-кодів і реєстраційних відміток.

Під час реєстрації запускається автоматизований бізнес-процес розгляду документа з подальшою постановкою на контроль, повідомленням виконавців та контролем дотримання строків виконання. Після завершення документи групуються у справи, які передаються в архів або знищуються згідно з регламентом. Для аналізу доступні звіти щодо руху документів, стану виконання та наявності прострочених завдань.

Робота зі зверненнями громадян

Модуль BAS Документообіг КОРП підтримує фіксацію та обробку звернень громадян відповідно до вимог українського законодавства, а саме Закону України №393/96-ВР від 2 жовтня 1996 року «Про звернення громадян».

Система враховує повторні звернення, дублікати, а також переадресацію документів до інших установ або організацій і назад. Для зручності передбачене спеціалізоване робоче місце, де фахівець має повний доступ до поточного стану звернень, супровідних матеріалів і повної історії переписки.

Для ефективного контролю та аналізу обробки звернень доступні різноманітні звіти, зокрема:

“Стан виконання звернень”,
“Аналіз структури звернень за обраний період”,
“Динаміка надходжень”,
“Повний перелік зареєстрованих звернень”.

Автоматизація договорів

Функціонал BAS охоплює всі етапи життєвого циклу договору — від створення проекту до його завершення або розірвання. Зокрема, реалізовано:

формування проектів договорів;
погодження (внутрішнє та зовнішнє);
облік пов’язаних документів (акти, додаткові угоди тощо);
контроль термінів чинності;
автоматичне продовження згідно з умовами;
багатовалютну підтримку;
роботу з багатосторонніми домовленостями;
моніторинг виконання фінансових зобов’язань;
контроль супровідної документації (рахунки-фактури, акти);
фіксацію повернення підписаних примірників;
реєстрацію фактів розірвання договорів.

Для аналітики передбачено низку звітів, зокрема:

“Укладені договори”,
“Документи, термін дії яких добігає кінця”,
“Фінансова динаміка укладених договорів”,
“Супровідні документи за договорами”,
“Розірвані договори”.

Інструменти сканування

Програма підтримує сканування документів усіх типів через пристрої, що мають TWAIN-інтерфейс. Дані можна зчитувати у формати JPG, PDF або TIFF, у тому числі багатосторінкові документи.

Можливе потокове сканування з автоматичним зчитуванням штрих-кодів і формуванням цілісних багатосторінкових файлів. Після сканування система виконує розпізнавання тексту (OCR), що дозволяє здійснювати повнотекстовий пошук за вмістом документа.

Автоматичне завантаження з мережевих каталогів

Система має функцію автоматичного імпорту файлів із визначеного каталогу в локальній мережі. Щойно у папці з’являється новий файл чи директорія — вона одразу інтегрується у документообіг із збереженням назви та ієрархії структури.

Це особливо зручно при роботі з потоковими сканерами, факсами або іншими системами, які автоматично зберігають документи в мережу.

Електронна пошта

Вбудований поштовий модуль дозволяє:

надсилати файли безпосередньо з системи;
отримувати документи з вхідної пошти;
обробляти зашифровані та підписані повідомлення (при наявності ЕЦП);
шукати листи за реквізитами або вмістом;
оперативно отримувати сповіщення про нові повідомлення.

Завдяки інтеграції з поштовими сервісами документообіг стає ще ефективнішим, забезпечуючи швидкий обмін інформацією без потреби сторонніх інструментів.

Перегляд, редагування та контроль змін

У системі BAS Документообіг КОРП передбачено повноцінний доступ користувачів до файлів для перегляду й внесення змін. Щоб уникнути конфліктів при одночасній роботі кількох співробітників, діє механізм блокування, який запобігає паралельному редагуванню одного й того ж документа.

Кожна зміна, збережена у базі, автоматично фіксується як нова версія з інформацією про автора змін, час і дату внесення. З картки файлу можна переглянути повну історію версій, видалити зайві або змінити активну версію. Для документів у популярних форматах (наприклад, DOC, RTF, HTML, TXT, ODT) доступна функція порівняння змін між версіями.

Шаблони документів та автоматичне заповнення

Система дає змогу створювати шаблони документів і файлів, які зручно використовувати під час підготовки однотипних матеріалів. При створенні документа на основі шаблону автоматично додаються вкладення, передбачені шаблоном, які заповнюються на підставі реквізитів самого документа. Це значно пришвидшує процес підготовки документації.

Інтеграція зі штрих-кодуванням

Кожному документу автоматично присвоюється унікальний штрих-код, який можна:

роздрукувати окремо,
розмістити на титульному аркуші документа,
нанести на наклейку або вставити як зображення у цифрову версію.

Штрих-коди суттєво пришвидшують пошук реєстраційних карток документів і спрощують прикріплення відсканованих файлів до відповідного документа під час потокового сканування.

Друк реєстраційного штампа

Програма дозволяє формувати й друкувати реєстраційний штамп, який містить назву організації, дату та номер реєстрації, а також штрих-код. Його можна розмістити як на окремому аркуші, так і безпосередньо на титулі паперового документа. Такий підхід полегшує контроль документообігу в друкованому вигляді.

Логічні зв’язки між документами

У BAS Документообіг КОРП реалізовано механізм встановлення взаємозв’язків між документами. Частина зв’язків створюється автоматично — наприклад, при реєстрації вхідної відповіді на вихідний лист. Окрім цього, користувачі можуть самостійно задавати додаткові зв’язки між файлами, визначаючи правила їх застосування для кожного типу документа.

Підтримуються як односторонні, так і двосторонні зв’язки, а також можливість встановлювати поодинокі або множинні відносини між об’єктами. Інтерфейс забезпечує зручне представлення всієї переписки та пов’язаних матеріалів за кореспондентом — із поділом на внутрішні, вхідні й вихідні документи.

Множинні резолюції в документах

У картці кожного документа можна зафіксувати кілька резолюцій, що дозволяє відобразити думку одразу кількох осіб. Ці резолюції можуть належати як працівникам самої організації, так і представникам інших установ.

Система підтримує електронне підписування резолюцій, якщо це передбачено внутрішніми правилами документообігу на підприємстві. Кожне підписання підтверджує автентичність та офіційність вказівок.

Переадресація та облік вхідної кореспонденції

Програма дозволяє фіксувати факт пересилання вхідних листів до інших організацій, а також обробляти документи, що були надіслані ззовні. Для кожного такого документа система забезпечує контроль за строками його виконання.

Контроль передачі документів

Передача документів посадовим особам з боку контрагентів реєструється в системі, а також контролюється своєчасність повернення переданих матеріалів, що гарантує прозорість та відповідальність у взаємодії.

Бізнес-процеси та колективна робота

Всі етапи взаємодії з документами реалізуються через налаштовані бізнес-процеси, серед яких:

Розгляд – документ надходить керівнику для вивчення й видачі резолюції, після чого повертається ініціатору;
Виконання – призначення завдання кільком виконавцям із контролем дотримання строків;
Узгодження – документ направляється на погодження і повертається з результатом;
Затвердження – погодження з відповідальним посадовцем;
Реєстрація – присвоєння номеру, нанесення печатки й надсилання;
Ознайомлення – розсилка користувачам для перегляду;
Доручення – формулювання завдання з подальшим контролем виконання;
Обробка вхідного/вихідного документу – повний автоматизований цикл дій;
Призначення за роллю – завдання надсилаються не особі, а посаді, яку займає конкретна людина.

Також можна створювати шаблони маршрутів із умовною логікою — наприклад, для договорів з різними сумами діятимуть різні процеси узгодження.

Гнучкий контроль строків виконання

Система враховує графік роботи кожного співробітника. Строки задач можна визначати з точністю до хвилини. Для запобігання помилковому завершенню невиконаних завдань можна встановити обов’язкові умови — наприклад, наявність прив’язаного документа або заповнених полів.

Інтеграція з іншими інформаційними базами

BAS дозволяє реалізовувати наскрізні процеси, які охоплюють кілька систем. Наприклад, замовлення, створене у BAS Управління торгівлею, може оброблятися у BAS Документообіг КОРП, і знову завершуватись у базі торгівлі — без втручання користувача в технічні нюанси переходу між системами.

Проектне управління

Підтримка проектної роботи в BAS охоплює:

ведення картки проекту та його структури (ієрархія задач);
облік витрат часу;
інтеграцію з Microsoft Project;
діаграму Ганта для планування;
весь цикл реалізації — від ініціації до завершення.

Доступні звіти:

Поточний стан задач;
Планові строки початку/завершення;
Відхилення від графіка (план-факт);
План-факт обліку трудозатрат.

Організація подій та заходів

Система дозволяє ефективно організовувати наради, конференції, збори та інші події. Всі етапи — від планування до контролю рішень — автоматизовані:

Підготовка:

складання списку учасників;
бронювання залів;
створення програми;
погодження часу;
розсилка матеріалів.

Проведення:

фіксація присутності;
запис ухвалених рішень.

Після заходу:

оформлення та погодження протоколу;
контроль виконання рішень.

Звіти дають змогу проаналізувати:

які заходи проводилися;
хто часто не відвідує події;
які типи подій найчастіше проводяться;
порушення термінів виконання рішень;
активність організаторів.

Зручність щоденної роботи

При запуску програми користувача зустрічає вікно “Поточні справи”, де зібрана вся актуальна інформація:

завдання (власні й підлеглих);
повідомлення з пошти, форумів;
календар подій;
документи, що в роботі;
облік часу.

Це дозволяє тримати під контролем усі ключові процеси з одного місця.

Моніторинг робочого часу та контроль ефективності

Система BAS Документообіг КОРП надає інструменти для фіксації та аналізу використання робочого часу, що дозволяє керівникам приймати обґрунтовані управлінські рішення. Такий підхід допомагає краще планувати навантаження, підвищувати продуктивність і виявляти «вузькі місця» в організації процесів.

Щоденна звітність працівників включає інформацію про виконані дії, тривалість роботи, залучені проєкти й завдання. На основі цих даних формуються докладні звіти з розподілом за типами діяльності, структурними підрозділами або обраними часовими проміжками.

Планування подій і календарна взаємодія

Користувачі можуть користуватися як загальним, так і індивідуальним календарем. Під час планування зустрічей або заходів система враховує завантаженість учасників, що дозволяє швидко знайти зручний час для всіх сторін.

Календарні записи можна створювати прямо з елементів системи — наприклад, із завдань, документів, листів чи запланованих подій, — що забезпечує зручність і логічну прив’язку.

Інтеграція та обмін з іншими рішеннями

Програма має вбудовані механізми обміну даними з іншими конфігураціями BAS, зокрема з BAS ERP. Це дозволяє ефективно синхронізувати інформацію між підрозділами, навіть якщо вони працюють у різних системах.

До складу постачання також входять готові правила обміну, які можна використовувати через обробку «Універсальний обмін даними у форматі XML». Вони легко адаптуються до конкретних умов бізнесу й забезпечують гнучкий підхід до налаштувань.

Як ми можемо допомогти

Фахівці компанії SoftUp мають глибоку експертизу у впровадженні та налаштуванні BAS Документообіг КОРП. Ми допоможемо адаптувати систему під потреби вашої організації — від контролю робочого часу до інтеграції з іншими продуктами BAS. Налаштування, навчання персоналу, підтримка — усе це ми беремо на себе, щоб ваша команда могла працювати ще ефективніше.