Зарплата. Настройка отчетов в Бухгалтерии.

Зарплата. Настройка отчетов в Бухгалтерии.

Расскажем, как осуществляется настройка отчётов в Бухгалтерии в период, когда на вашем предприятии зарплата.

Как правило, нужно создавать отчеты с определенными данными. Не те, которые сдают в государственные органы. А те, которые создают и используют для внутреннего пользования или хранения. Очень часто нужен один общий отчет по начислениям, удержаниям и выплатам. В современных версиях Бухгалтерии подобный отчет, как стандартный, не предусмотрен. И многие даже не задумываются, что можно сформировать отчет с нужными данными, просто заполнив настройки и указав какие данные и в каком виде нужны. Рассмотрим создание подобного отчета в версии программы 1С Бухгалтерия.

Создание отчёта.

Заходим в Меню «Зарплата и кадры». В разделе Зарплата нажимаем на Отчеты по зарплате.

Далее заходим в «Полный отчет по начисления и выплатам». Задаем настройки (как он должен выглядеть при формировании). Выбираем период, подразделение (если нужно) и формируем отчет, чтобы посмотреть какие данные нужно еще добавить для печати.

Возьмем за основу (для примера) «Отчет по зарплате в свободной форме» из более ранней версии программы. Его использовали очень многие специалисты, чтобы увидеть сводные данные в целом по предприятию или по отдельному подразделению.

Чтобы добавить дополнительные ячейки, нажимаем Ещё — Прочее — Изменить вариант отчета.

По сути, создадим абсолютно новый отчет, но с использованием функций доступных любому пользователю программы.

Нажимаем на панели кнопку «Добавить». Выбираем «Новая таблица». Сразу после создания в таблице появится два подчиненных элемента: строчки и колонки. Построение данного отчета по своей структуре очень похоже на создание таблиц в офисных пакетах.

Для начала задаем какие данные нужны в строчках. Для этого щелкаем правой кнопкой мышки на графе Строка и выбираем «Новая группировка». В окошке (для примера) выбираем «Подразделение на конец периода» без иерархии и нажимаем ОК. Если еще хотим добавить строки, снова создаем новую группировку. Строк, как  и столбцов, можно создать нужное количество, в зависимости от того какие данные вы хотите видеть в своем отчете. В нашем примере будет еще одна строка «сотрудник».

Далее приступаем к созданию столбцов.

Столбцы создаются точно так же, как и строки. Щелкаем правой кнопкой на меню Колонки и создаем новое группирование. Можно так же просто перетянуть мышкой нужные элементы с верхней части меню. В нашем примере мы выбираем виды расчетов (начисления, удержания и выплата).  Для каждого отдельного столбца задаются настройки. Для этого в нижней части окна переключаемся на вкладку Дополнительные настройки и проставляем флажки в нужных пунктах.

Переключаемся на каждый созданный элемент и настраиваем флажки индивидуально, в зависимости от того какие данные мы хотим видеть.

После того, как все колонки и столбцы выбраны и сделаны все нужные настройки, нажимаем кнопку Завершить редактирование.

Если данный отчет вы планирует использовать в дальнейшем, нужно его сохранить. Нажимаем — Ещё — Варианты отчета — Сохранить вариант отчета.

Вводим название отчета, указываем, кто имеет доступ к отчету (все пользователи или только автор) и нажимаем сохранить. После сохранения отчет будет доступен в меню Отчеты,  где его можно открыть и сформировать. В следующий раз настраивать и задавать ему параметры будет не нужно, поскольку они уже заданы заранее. Понадобится только выбрать тот период, который нужен.

И давайте, для сравнения, сформируем только что созданный отчет за тот  же самый  период.

Данные получаем те же самые, но с разной степенью детализации. Таким образом, был создан отчет нужной формы и вида.

Обратите внимание на то, что настройки отчетов, которые мы рассмотрели, можно применять и в других отчетах, для удобной подачи информации.

Данный механизм системы компоновки данных (СКД) предусмотрен во всех новых версиях программы 1С. Можно настроить отчеты так, как удобно вам и сотрудникам на предприятии. Есть возможность задавать заголовки, подсвечивать остатки или отрицательные цифры. Не бойтесь экспериментировать с отчетами! Тем более, что если что-то не получилось или вышло не совсем то, что хотелось, всегда можно отредактировать. На сегодняшний день нужно уметь подстроится по клиента (например задать определенный вид прайса), потому умение создавать и формировать отчеты нужного вида необходимо.

А как у вас происходит настройка отчётов в Бухгалтерии, когда у сотрудников зарплата?