Інструкція обліку робочого часу в 1С

Інструкція обліку робочого часу в 1С

Представляємо інструкцію обліку робочого часу в 1С

Заплановане завдання (Головне – заплановане завдання).

Вкладка Заплановане завдання використовується для планування особистих завдань.

Крім самого користувача, ця вкладка має обмежений доступ.

Натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно з полями для заповнення.

Поточна дата встановлюється автоматично. Ви можете змінити його, якщо це необхідно.

Проект рядка – назва компанії або клієнта, завдання якого потребує завершення. Ім'я – відомості про завдання, яке відображатиметься в рядку запланованих завдань. На вкладці Зміст можна написати ще більше відомостей про завдання. Але для того, щоб побачити залишені там нотатки, потрібно натиснути на саме завдання.

Дата завершення рядка — це орієнтовна дата завершення. Це може змінитися.

Після завершення завдання прапорець Завершено буде встановлено.

Праворуч заповніть лінію Замовника, якщо один проект (компанія, фірма) має кілька замовників роботи та запланований час. Ви можете поставити одного або більше виконавців завдань і їх погодинну швидкість роботи.

Коли з'явиться всі дані завдання, натисніть кнопку Записати та закрити.

Ось як виглядає список запланованих завдань.  Ви також можете зробити так, щоб завершені з'являлися, натиснувши кнопку Показати завершені.

Завдання (головне завдання).

Вкладка Поточні завдання, які виконують співробітники (програмісти). Це дуже зручно для завдань, які розтягуються в їх виконанні на кілька днів і програміст змушений призупинити роботу і відновити її.

Коли ви починаєте працювати з завданням, натисніть кнопку Створити

Відкриється вікно з полями для заповнення.

Поточна дата встановлюється автоматично. Ви можете змінити його, якщо це необхідно.

Проект рядка – назва компанії або клієнта, завдання якого потребує завершення. Ім'я – відомості про завдання, яке відображатиметься в рядку запланованих завдань. На вкладці Зміст можна написати ще більше відомостей про завдання. Але для того, щоб побачити залишені там нотатки, потрібно натиснути на саме завдання.

Праворуч заповніть лінію Замовника, якщо один проект (компанія, фірма) має кілька замовників роботи та запланований час. Виконавець завдання і їх погодинна швидкість роботи заможні.

Коли з'явиться всі дані завдання, натисніть кнопку Записати та закрити.

Після цього, праворуч від списку завдань, натисніть кнопку Почати виконання і перейдіть до завдання. Припустимо, що співробітник відпрацював над завданням кілька годин і йому потрібно відійти або робочий день закінчився, і завдання, звичайно, не завершене.

Щоб зупинити завдання та повернутися до нього пізніше, натисніть кнопку Продовжити.

  

Під час зупинки завдання відобразиться вікно Таймер, в якому можна залишити деякі коментарі до завдання. Наприклад, "очікування перевірки" клієнтом. Також таймер відображає час виконання завдання – в годинах, хвилинах, секундах і конвертації в коефіцієнт години.

Завершивши, натисніть кнопку Завершити завдання. Не забудьте натиснути на Запис і закрити у вікні таймера.

Перейняваюся певним завданням, можна помітити, що воно має статуси і таймер виконання.

 

Таймер виконання відображає всі етапи роботи над завданням, з коментарями, якщо вони були поставлені. Як бачимо, відображається час початку завдання, час закінчення і погодинний коефіцієнт.

Після завершення роботи над завданням ми можемо створити рахунок-фактуру за час, витрачений на роботу.

Наприклад, виконавець виконавець виконав завдання за 33 хвилини. Сама програма перевела їх на погодинний коефіцієнт 0, 7275.

Ми ставимо в вікно ціни погодинну ставку нашого виконавця. Наприклад, 100 грн / год і потрапити внизу, у вікні Сума загальної суми оплати за час, витрачений на роботу.

Натиснувши на Hold і закрити, ми створюємо обліковий запис в 1С.

Якщо завдання ще не виконано, і немає необхідності це робити взагалі, ми можемо скасувати завдання. Або позначте для видалення, клацнувши правою кнопкою миші на завданні.

 

Витрати на оплату праці (головне – витрати на оплату праці).

На вкладці «Робота» відображаються всі роботи всіх співробітників

Після вибору періоду, наприклад, з 1 по 30 червня, натисніть на Форму. І ми отримуємо повний звіт про Проекти (компанії, для яких надавалися послуги). Для кожного проекту завершені завдання відображаються за датою їх виконання, виконавцями, станом завдання (завершеним або призупиненим) і витраченим часом. Час відображається для кожного завдання окремо і протягом усього проекту на весь місяць.

В останньому рядку можна побачити повну кількість відпрацьованих за весь місяць годин всіма виконавцями для всіх проектів.

Рух по банку (Документи – Рух по банку).

На вкладці Рух банку відображаються надходження та витрати коштів. Він потрібен для того, щоб в будь-який момент можна було побачити, на який номер і на що були витрачені гроші; яка дата і звідки надійшли платежі.

Щоб створити нову операцію, натисніть кнопку "Створити".

Заповнюю суму і залишок, а також Проект (назву компанії), від якого була отримана оплата за роботу. При необхідності ви можете залишити коментарі в полі Зміст.

Оплата виконавцю (Документи – Оплата виконавцю).

Вкладка Оплата підряднику дозволяє врахувати, хто і скільки був сплачений.

Створіть новий платіж (кнопка Створити). У рядку Виконавець виберіть зі спадного списку працівника, якому повинна бути оплачена робота. У полі Ставка поставте погодинну ставку працівника. Виберіть період. Наприклад, з 1 по 30 червня. І натисніть кнопку Заповнити.

Сама програма 1С буде відображати всі завдання, виконані виконавцем за обраний період. Відображає погодинний коефіцієнт часу для виконаних завдань і загальну суму, яку потрібно сплатити.

Програма дозволяє побачити всі виплати, здійснені конкретному працівнику з початку цього року. Для цього клацніть правою кнопкою миші ім'я виконавця.

Отримання коштів (Документи – Отримання коштів).

Вкладка «Отримання коштів» відображає роботу, оплачену клієнтами на підставі виставлених рахунків.

Коли ми починаємо новий рахунок, заповніть поля Проект (назва компанії або клієнта, який оплатив рахунок) і Суму. У полі «Транзакція» має відображатися рахунок-фактура, виданий клієнту для оплати. Заповнивши поля, натисніть утримувати і закрити.

Щоб знайти всі платежі, що надійшли від конкретного клієнта, натисніть на проект, який нас цікавить правою кнопкою миші і натисніть на лінію Знайти проект.

Всі платежі за конкретний проект ми отримуємо з початку року в порядку дати отримання.

Витрати коштів (Документи – Витрати коштів).

На вкладці Витрати можна відстежувати витрати вашої або іншої компанії.

Натисніть кнопку Створити та заповніть поля. Якщо це наші власні витрати, залишимо поле Проект пустим. Заповніть лише товар витрат (наприклад, Реклама) і суму. Потім тримайте і закривай.

Рахунок для оплати (Документи – Рахунок на оплату).

Нам потрібна вкладка Рахунок-фактура, щоб відправити клієнту рахунок-фактуру у форматі Excel для послуг, що надаються йому.

творити. У розкривному списку виберіть проект (назву / назву компанії клієнта). Поставте ціну за грн/ год (або перевірте, чи правильно вона встановлена для нас автоматично). Ми вибираємо період, на який маємо неоплачені послуги. Нижче натисніть кнопку Заповнити.

Програма автоматично завантажує всі виконані і неоплачувані завдання за потрібний період часу, відображає погодинний коефіцієнт часу для виконаних завдань і дасть загальну суму, що піддається оплаті.

Щоб ми могли генерувати рахунок-фактуру, який ми надішлемо клієнту, натисніть Запис.

Тепер давайте збережемо обліковий запис у форматі Excel. Натисніть кнопку Друк.

І ми отримуємо такий дисплей.

 

Тепер збережіть рахунок-фактуру на комп'ютері, щоб відправити його клієнту.

 

Ім'я файлу встановлюється довільно, що ми вважаємо необхідним. І тримати.

Ми перевіряємо, чи все на рахунку правильно, відкривши його. І відправити клієнту на оплату.

Доходи та витрати (Звіти – Доходи та витрати).

На вкладці Доходи та витрати показано, скільки компанія заробила та витратила за період часу, який нас цікавить.

Після вибору періоду, наприклад, з 1 по 30 червня, натисніть на Форму. І ми отримуємо загальну суму доходів, витрат і результат, що відображає в плюс-мінус діяльність компанії за обраний період.

Лінія «Дохід» включає суму Оплати від усіх клієнтів, не вказавши, хто, коли і скільки заплатив (ці дані ми можемо побачити в розділі Отримання коштів або Рахунку-фактури для оплати).

У рядку Витрати включена сума всіх наших витрат, яку ми відображамо в 1С. В цьому випадку, крім оплати виконавців, це ще й вартість реклами.

Платежі та витрати на проект (звіти – Плата за проект і витрати).

Вкладка Платежі та витрати проекту відображає, скільки ми витратили на оплату виконавцям (Витрати) та скільки клієнти заплатили нам (Платежі).

Після вибору періоду, наприклад, з 1 по 30 червня, натисніть на Форму. Ми отримуємо звіт про всі проекти, виконані в період з виплатами від клієнтів і платежами виконавцям. Стовпець Різниця показує в плюс або мінус ми для кожного конкретного проекту.

Найменший підсумок рядка відображає суму платежів і витрат за весь період.

Натиснувши на плюс праворуч від назви проекту, ми отримуємо детальний звіт про всі завдання, виконані по проекту за весь період з платежами і витратами по кожному завданню окремо.

Ставки виконавців (Реєстри – Ставки виконавців).

На вкладці Тарифи Виконавця встановіть погодинну ставку кожного співробітника. Після цього 1С сама автоматично завантажує його в звіти про оплату завдань.

Щоб зробити ставку для нового працівника, натисніть кнопку Створити.

У розкривному списку виберіть працівника або запустіть новий. Покладіть суму в поле Ставка. Після запису і закриття.

 

Щоб змінити погодинну ставку для існуючого співробітника, просто клікніть по ниві лівою кнопкою миші і змініть суму в випадаючому вікні. Потім також Напишіть і закрийте.

Проекти (каталоги – проекти).

Каталоги розділів відображає всю інформацію, яку ми маємо в 1С

На вкладці Проекти містяться всі проекти, для яких ми виконували завдання і внесли інформацію в 1С.  Відображається в алфавітному порядку.

Щоб розпочати новий проект у каталозі, натисніть кнопку Створити, а потім наприкінці натисніть кнопку Записати і закрити.

Співробітники (каталоги – Співробітники).

Це список всіх співробітників бази даних 1С.

Те, як ми їх забиваємо в базі даних 1С, відображається в завданнях і звітах. Програма дозволяє ввести адресу електронної пошти працівника.

Щоб отримати нового працівника, натисніть кнопку Створити, запишіть ім'я та натисніть кнопку Записати й закрити.

Стани завдань (каталоги – Стани завдань).

Тут ми починаємо ті статуси, які ми хочемо відображати в завданнях. Всі ці варіанти статусів, які можуть бути нам корисні. Як бачите, в нашій роботі ми використовуємо 9 варіантів стацу.

Створити – почати новий стан – Запис і закрити.

Статті DDS (Посилання – статті DDS).

Каталог грошових потоків (DDS) відображає всі варіанти, на які ми витрачаємо гроші і звідки ми маємо прибуток. У нашому випадку це виглядає наступним чином.

Створити – почати нове ім'я – Написати і закрити.

Статті Особи (Довідники – Приватні особи).

У каталог Individuals ми входимо всіх, з ким спілкуємося по проекту від замовника. Це можуть бути керівники компаній, директори філій, бухгалтери, оператори тощо.

Натисніть кнопку Створити. У колонці імені пишемо ім'я співробітника, з яким спілкуємося по проектах. У проекті ми записувати назву компанії. Натисніть кнопку Записати та закрийте.

Каталоги – Організація.

Тут ми входимо всі дані нашої компанії. Ці дані автоматично завантажуються в рахунки-фактури, які ми виставимо клієнтам за надані послуги.

Назва організації – Запишіть назву нашої компанії.

У Платіжних реквізитах ми перераховуємо всі реквізити, на які наші клієнти можуть переказати нам оплату.

Контактні дані також завантажуються в рахунок. Для того, щоб клієнт зв'язався з нами, якщо у нього є які-небудь питання про рахунок або зв'яжіться з нами наступного разу.

Поштовий профіль використовується для того, щоб 1С може відправити нагадування клієнту про якусь подію в потрібний день, на свою поштову адресу. Дозволяє не пам'ятати про відкладені події, але нагадує про вас.

Щоб настроїти профіль електронної пошти, введіть настройки вихідної пошти (поштової скриньки компанії).

Більше наших розробок.