Настройка отчетов по зарплате в Бухгалтерии
Расскажем, как осуществляется настройка отчётов по зарплате в 1С Бухгалтерии.
Как правило, нужно создавать отчеты с определенными данными. Не те, которые сдают в государственные органы. А те, которые создают и используют для внутреннего пользования или хранения. Очень часто нужен один общий отчет по начислениям, удержаниям и выплатам. В современных версиях Бухгалтерии подобный отчет, как стандартный, не предусмотрен. И многие даже не задумываются, что можно сформировать отчет с нужными данными, просто заполнив настройки и указав какие данные и в каком виде нужны. Рассмотрим создание подобного отчета в версии программы 1С Бухгалтерия.
Создание отчёта.
Заходим в Меню «Зарплата и кадры». В разделе Зарплата нажимаем на Отчеты по зарплате.
Далее заходим в «Полный отчет по начисления и выплатам». Задаем настройки (как он должен выглядеть при формировании). Выбираем период, подразделение (если нужно) и формируем отчет, чтобы посмотреть какие данные нужно еще добавить для печати.
Возьмем за основу (для примера) «Отчет по зарплате в свободной форме» из более ранней версии программы. Его использовали очень многие специалисты, чтобы увидеть сводные данные в целом по предприятию или по отдельному подразделению.
Чтобы добавить дополнительные ячейки, нажимаем Ещё – Прочее – Изменить вариант отчета.
По сути, создадим абсолютно новый отчет, но с использованием функций доступных любому пользователю программы.
Нажимаем на панели кнопку «Добавить». Выбираем “Новая таблица”. Сразу после создания в таблице появится два подчиненных элемента: строчки и колонки. Построение данного отчета по своей структуре очень похоже на создание таблиц в офисных пакетах.
Для начала задаем какие данные нужны в строчках. Для этого щелкаем правой кнопкой мышки на графе Строка и выбираем «Новая группировка». В окошке (для примера) выбираем «Подразделение на конец периода» без иерархии и нажимаем ОК. Если еще хотим добавить строки, снова создаем новую группировку. Строк, как и столбцов, можно создать нужное количество, в зависимости от того какие данные вы хотите видеть в своем отчете. В нашем примере будет еще одна строка «сотрудник».
Далее приступаем к созданию столбцов
Столбцы создаются точно так же, как и строки. Щелкаем правой кнопкой на меню Колонки и создаем новое группирование. Можно так же просто перетянуть мышкой нужные элементы с верхней части меню. В нашем примере мы выбираем виды расчетов (начисления, удержания и выплата). Для каждого отдельного столбца задаются настройки. Для этого в нижней части окна переключаемся на вкладку Дополнительные настройки и проставляем флажки в нужных пунктах.
Переключаемся на каждый созданный элемент и настраиваем флажки индивидуально, в зависимости от того какие данные мы хотим видеть.
После того, как все колонки и столбцы выбраны и сделаны все нужные настройки, нажимаем кнопку Завершить редактирование.
Если данный отчет вы планирует использовать в дальнейшем, нужно его сохранить. Нажимаем – Ещё – Варианты отчета – Сохранить вариант отчета.
Вводим название отчета, указываем, кто имеет доступ к отчету (все пользователи или только автор) и нажимаем сохранить. После сохранения отчет будет доступен в меню Отчеты, где его можно открыть и сформировать. В следующий раз настраивать и задавать ему параметры будет не нужно, поскольку они уже заданы заранее. Понадобится только выбрать тот период, который нужен.
И давайте, для сравнения, сформируем только что созданный отчет за тот же самый период.
Данные получаем те же самые, но с разной степенью детализации. Таким образом, был создан отчет нужной формы и вида.
Обратите внимание на то, что настройки отчетов, которые мы рассмотрели, можно применять и в других отчетах, для удобной подачи информации.
Данный механизм системы компоновки данных (СКД) предусмотрен во всех новых версиях программы 1С. Можно настроить отчеты так, как удобно вам и сотрудникам на предприятии. Есть возможность задавать заголовки, подсвечивать остатки или отрицательные цифры. Не бойтесь экспериментировать с отчетами! Тем более, что если что-то не получилось или вышло не совсем то, что хотелось, всегда можно отредактировать. На сегодняшний день нужно уметь подстроится по клиента (например задать определенный вид прайса), потому умение создавать и формировать отчеты нужного вида необходимо.
А как у вас происходит настройка отчётов по зарплате в Бухгалтерии? Нужна помощь? Обращайтесь!
