Бухгалтерія ЗУП Обмін даними
Пояснимо навіщо між Бухгалтерією та ЗУП потрібен обмін даними. У процесі діяльності підприємства, особливо коли підприємство починає збільшуватись, часто виникає потреба вести кадровий облік та нарахування заробітної плати в окремій базі «ЗУП» (Зарплата та управління персоналом). У більшості випадків, якщо підприємство невелике, нарахування зарплати провадиться у «Бухгалтерії». І відразу виникає величезна кількість питань: як перенести залишки, співробітників, оклади, підрозділи тощо. Можна, звичайно, ввести дані вручну, але це вимагатиме великої кількості часу. До того ж у майбутньому все одно потрібно буде налаштовувати обмін між «Бухгалтерією» та «ЗУПом», оскільки дані про заробітну плату в обов’язковому порядку мають потрапляти до «Бухгалтерії» для формування звітності. І щоб уникнути розбіжностей між базами, потрібно від початку всі дані переносити коректно. Тобто автоматично, за допомогою обміну даними. Але про це згодом. Спочатку розповімо про розвантаження даних.
Вивантаження даних з бухгалтерського обліку та ЗУП
Щоб вивантажувати та завантажувати дані із зарплати до «Бухгалтерії», потрібно спочатку налаштувати та вказати, що заробітна плата вестиметься в окремій базі.
Меню – Головне – Установки – Установки обліку.
Вкладка “Працівники та зарплата” – У зовнішній програмі”. Потім ви самостійно вибираєте, як визначити дані – окремо для кожного співробітника або для організації в цілому.
Вся звітність із зарплати складається у ЗУП. Тому потреби переносити дані щодо кожного співробітника немає. Найзручніше вибрати рядок «звільнено по всіх працівниках». Так завантажаться лише проводки загалом по підприємству. Але цей пункт кожне підприємство обирає індивідуально, за бажанням: як зручніше або як звичніше.
Потім натискаємо «Записати та закрити». Після цього приступаємо до розвантаження даних із Бухгалтерії до ЗУП.
ВАЖЛИВО! Якщо облік до певного часу вели лише в бухгалтерії, а потім вирішили перенести до ЗУП, розпочинати роботу в ЗУПі варто із завантаження із Бухгалтерії.
Бухгалтерія. ПЕРШЕ ВИВАНТАЖЕННЯ.
Меню “Зарплата та кадри” – “Обмін даними із ЗУП” – “Вивантаження даних у форматі ЗУП” При першому вивантаженні обов’язково проставляємо всі прапорці на всіх пунктах списку (надалі такої необхідності не буде), вказуємо шлях для файлу вивантаження та натискаємо «Вивантажити дані».
Після завершення вивантаження з’явиться повідомлення про те, що файл успішно вивантажено. Це означає, що можна розпочинати завантаження в ЗУП.
Далі вже вивантажуємо із ЗУП і завантажуємо до Бухгалтерії. Тому здійснюється універсальний обмін даними.
Завантаження у ЗУП.
Відкриваємо основу ЗУП. Меню Підприємство — Обмін даними — Універсальний обмін даними у форматі XML. У вікні перемикаємось на вкладку «Завантаження даних». Вибираємо файл, з якого завантажуємо дані (той, у який проводилося вивантаження з бухгалтерії) та натискаємо «Завантажити дані».
Чекаємо, доки з’явиться повідомлення.
Таким чином, дані із Бухгалтерії завантажені до ЗУП. Заповнювати залишки, дані на підприємстві, співробітникам тощо. не потрібно. Вони перенеслися автоматично.
Але набагато важливішим є вивантаження даних із ЗУПу та завантаження до Бухгалтерії (виробляється мінімум один раз на місяць, а іноді й частіше).
Вивантаження ЗУП.
Вивантаження із ЗУП до Бухгалтерії проводиться наприкінці місяця, після нарахування заробітної плати, але можна й частіше.
Щоб вивантажити дані: ЗУП – меню Підприємство — Обмін даними — Вивантаження у Бухгалтерію».
У вікні вивантаження вказуємо шлях до файлу обміну, вибираємо необхідну версію програми 1С Бухгалтерія, проставляємо прапорці в потрібних віконцях і натискаємо кнопку «Виконати».
Якщо все зроблено правильно, у службових повідомленнях з’явиться кількість вивантажених об’єктів.
Після цього заходимо до «Бухгалтерії». Меню Зарплатня та кадри», розділ «Обмін даними із ЗУП». Вибираємо “Завантаження даних програми у форматі ЗУП”.
Вибираємо файл обміну (вивантажений із ЗУП) для завантаження та натискаємо кнопку завантажити дані.
Після завершення з’явиться повідомлення, скільки об’єктів завантажено. Обмін даними завершено. Таким чином, за допомогою механізму обміну (завантаження, вивантаження) усі дані з однієї бази потрапили до іншої.
До бази потрапляють не лише суми заробітної плати, а й кадрові документи та дані про співробітників організації.
Для зручності завантаження та вивантаження краще створити на комп’ютері папку з відповідною назвою, а задавати файли імена з датами завантаження. Тоді не виникне плутанина. Також регулярно очищайте папки, які містять файли обміну.
Більше наших розробок тут.
Дуже багато власників компаній шукають якісні послуги 1С. Достатньо переглянути кількість заявок в інтернеті. Встигніть замовити 1С послуги! Звертайтесь!