Обмен Данными Бухгалтерия и ЗУП

Обмен данными Бухгалтерия и ЗУП.

В процессе деятельности предприятия, особенно когда предприятие начинает увеличиваться, часто возникает потребность вести кадровый учет и начисление заработной платы в отдельной базе «ЗУП» (Зарплата и управление персоналом). В большинстве случаев, если предприятие небольшое, начисление зарплаты производится в «Бухгалтерии». И сразу возникает огромное количество вопросов: как перенести остатки, сотрудников, оклады, подразделения и т. п. Можно, конечно, ввести данные вручную, но это потребует большого количества времени. Ко всему прочему в будущем все равно нужно будет настраивать обмен между «Бухгалтерией» и «ЗУПом», поскольку данные о заработной плате в обязательном порядке должны попадать в «Бухгалтерию» для формирования отчетности. И чтобы избежать расхождений между базами, нужно с самого начала все данные переносить корректно. Другими словами автоматически, при помощи обмена данными.

Выгрузка данных из бухгалтерии и ЗУП

Чтобы выгружать и загружать данные по зарплате в «Бухгалтерию», нужно сначала настроить и указать, что заработная плата будет вестись в отдельной базе.

Меню – Главное – Настройки – Параметры учета.

 

Вкладка «Сотрудники и зарплата» — Во внешней программе». Дальше самостоятельно выбираете как определять данные – отдельно по каждому сотруднику или по организации целиком.

Вся отчетность по зарплате составляется в ЗУП. Потому потребности переносить данные по каждому сотруднику нет. Удобнее выбрать строку «сводно по всем работникам». Так загрузятся только проводки в целом по предприятию. Но этот пункт каждое предприятие выбирает индивидуально, по желанию: как удобней или как привычнее.

Потом нажимаем «Записать и закрыть».  После этого приступаем к выгрузке данных из Бухгалтерии в ЗУП.

ВАЖНО! Если учет до определенного времени вели только в бухгалтерии, а потом приняли решение перенести в ЗУП, начинать работу в ЗУПе стоит с загрузки из Бухгалтерии.

Бухгалтерия. ПЕРВАЯ ВЫГРУЗКА.

Меню «Зарплата и кадры» — «Обмен данными с ЗУП» — «Выгрузка данных  в формате ЗУП»

При первой выгрузке обязательно проставляем все флажки на всех пунктах списка ( в дальнейшем такой необходимости не будет), указываем путь для файла выгрузки и нажимаем «Выгрузить данные».

После завершения выгрузки появится уведомление о том что файл успешно выгружен. Это означает, что можно приступать к загрузке в ЗУП.

Выгрузка из Бухгалтерии и загрузка в ЗУП проводится только один раз Дальше уже выгружаем из ЗУП и загружаем в Бухгалтерию. Поэтому производится универсальный обмен данными.

Загрузка в  ЗУП.

Открываем базу ЗУП. Меню Предприятие — Обмен данными — Универсальный обмен данными в формате XML.

В окне переключаемся на вкладку «Загрузка данных». Выбираем файл, из которого загружаем данные (тот, в который производилась выгрузка из бухгалтерии) и нажимаем «Загрузить данные».

Ждём, пока появится сообщение.

 

Таким образом, данные из Бухгалтерии загружены в ЗУП. Заполнять остатки, данные по предприятию, сотрудникам и т.д. не нужно. Они перенеслись автоматически.

Но намного более важной является выгрузка данных из ЗУПа и загрузка в Бухгалтерию (производится минимум один раз в месяц, а иногда и чаще).

Выгрузка ЗУП.

Выгрузка из ЗУП в Бухгалтерию производится в конце месяца, после начисления заработной платы, но  можно и чаще.

Чтобы выгрузить данные: ЗУП – меню Предприятие — Обмен данными — Выгрузка в Бухгалтерию».

В окне выгрузки указываем путь к файлу обмена, выбираем нужную версию программы 1С Бухгалтерия, проставляем флажки в нужных окошках и нажимаем кнопку «Выполнить».

Если все сделано правильно, в служебных сообщениях появится количество выгруженных объектов.

После этого заходим в «Бухгалтерию». Меню Зарплата и кадры», раздел «Обмен данным с ЗУП». Выбираем «Загрузка данных программы в формате ЗУП».

Выбираем файл обмена (выгруженный из ЗУП) для загрузки и нажимаем кнопку загрузить данные.

После завершения появится сообщение, сколько объектов загружено. Обмен данными завершен. Таким образом, при помощи механизма обмена (загрузки, выгрузки) все данные из одной базы попали в другую.

В базу попадают не только суммы заработной платы, но и кадровые документы, и данные о сотрудниках организации.

Для удобства загрузки и выгрузки лучше создать на компьютере папку с соответствующим названием, а файлам задавать имена с датами загрузки. Тогда не возникнет путаница. Так же, регулярно очищайте папки, в которых содержатся файлы обмена.