Інструкція Обліку Робочого часу в 1С

Представляємо інструкцію Обліку Робочого часу в 1С

Планова задача (Головне –Планова задача).

Планова задача використовується для планування особистих завдань.

Крім самого користувача, ця вкладка має обмежений доступ.

Клікаємо на кнопку Створити. Відкривається вікно із полями для заповнення.

Поточна дата встановлюється автоматично. Її можна змінити, якщо потрібно.

Рядок Проект – Назва фірми чи замовника, чиє завдання потребує виконання. Найменування – подробиці задачі, які відображатимуться у Планових задачах рядково. У вкладці Зміст можна написати ще більше подробиць виконання завдання. Але для того, щоб побачити залишені там позначки, потрібно буде кликати на саме завдання.

Рядок Дата виконання – передбачувана дата завершення роботи. Вона може змінюватись.

Після виконання завдання проставляється галочка Завершена.

Праворуч заповнюємо рядок Замовник, якщо в одного проекту (компанії, фірми) кілька замовників робіт та Плановий час. Можна проставити одного або кількох виконавців завдання та їх годинну ставку роботи.

Коли всі дані задачі відображені, натискаємо Записати і закрити.

Такий вигляд має список заведених Планових завдань. Можна зробити так, щоб завершені відображалися теж, натиснувши кнопку Показати завершені.

Задача (Головне – Задача).

Вкладка Поточних задач, які виконують співробітники (програмісти) . Дуже зручно для задач, які розтягуються у своєму виконанні на кілька днів і програміст змушений припиняти роботу та відновлювати її.

На початку роботи з поставленим завданням натискаємо на кнопку Створити

Відкривається вікно із полями для заповнення.

Поточна дата встановлюється автоматично. Її можна змінити, якщо потрібно.

Праворуч заповнюємо рядок Замовник, якщо в одного проекту (компанії, фірми) кілька замовників робіт та Плановий час. Проставляється виконавець завдання та їхня годинна ставка роботи.

Коли всі дані задачі відображені, натискаємо Записати і закрити.

Після цього, праворуч від списку завдань натискаємо на Почати виконання та приступаємо до завдання. Припустимо, що співробітник працював над завданням кілька годин і йому потрібно відійти або його робочий день закінчився, а завдання, звісно, не виконане.

Завдання можна Зупинити та Повернутися до нього пізніше, натиснувши кнопку Продовжити.

Під час зупинки завдання висвітиться віконце Таймер, в якому можна буде залишити якісь коментарі щодо завдання. Наприклад, «чекаємо на перевірку» замовником. Також у Таймері відображається час, який завдання виконувалося – у годинах, хвилинах, секундах та перерахунку у часовий коефіцієнт.

Після завершення натискаємо Завершити завдання. Не забуваємо в віконці таймера клікнути на Записати та закрити.

Зайшовши у конкретне завдання, ми можемо помітити, що вона має Статуси та Таймер виконання.

Таймер виконання відображає всі етапи роботи над завданням з коментарями, якщо вони проставлялися. Як можемо бачити, відображається час початку роботи над завданням, час закінчення та часовий коефіцієнт.

Після закінчення роботи над завданням ми можемо створити Рахунок за витрачений на роботу час.

Наприклад, виконавець зробив завдання за 33 хвилини. Програма сама перевела їх у часовий коефіцієнт 0,7275.

Ми проставляємо у віконці Ціна годинну ставку нашого виконавця. Наприклад, 100 грн./година і отримуємо внизу, у вікні Сума підсумкову суму оплати за витрачений на роботу час.

Клікаючи на Провести та закрити, ми створюємо рахунок у 1С.

Якщо завдання не було закінчено, і взагалі зникла необхідність його виконувати, ми можемо скасувати завдання. Або помітити видалення, клікнувши завдання правою кнопкою миші.

Трудовитрати (Головне – Трудовитрати).

Вкладка Трудовитрати відображає ВСЮ роботу всіх співробітників.

Після того, як вибираємо період, наприклад, з 1 по 30 червня, клацаємо на Сформувати. І отримуємо повний звіт щодо Проектів (компаній, для яких надавалися послуги). За кожним проектом відображаються виконані завдання за датою їх виконання, Виконавці, Статус завдання (виконано або призупинено) та витрачений Час. Час відображається за кожним завданням окремо та повністю по всьому проекту за весь місяць.

В останньому рядку можна побачити повну кількість годин, напрацьованих за весь місяць усіма виконавцями за всіма проектами.

Рух по банку (Документи – Рух по банку).

Вкладка Рух по банку відображає надходження та витрати коштів. Вона потрібна для того, щоб будь-якої миті можна було подивитися якого числа і на що витрачалися гроші; якого числа та звідки прийшли оплати.

Щоб створити нову операцію, натискаємо кнопку Створити.

Заповнюємо Суму та Залишок, а також Проект (назва компанії), від якого отримано оплату за роботу. За потреби у полі Зміст можна залишити коментарі.

Оплата виконавцю (Документи – Оплата виконавцю).

Вкладка Оплата виконавцю дозволяє врахувати, кому і скільки було сплачено.

Створюємо нову оплату (кнопка Створити). У рядку Виконавець вибираємо зі списку співробітника, якому повинні оплатити роботу. У полі Ставка проставляємо годинну ставку працівника. Вибираємо період. Наприклад, з 1 до 30 червня. І натискаємо кнопку Заповнити.

Програма 1С сама відобразить усі завдання, зроблені виконавцем за вибраний період. Відобразить часовий коефіцієнт часу за виконаними завданнями та видасть підсумкову суму до оплати.

Програма дозволяє побачити всі виплати, зроблені конкретному працівникові з початку цього року. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою миші на прізвище виконавця.

Отримання коштів (Документи – Отримання коштів).

Вкладка «Отримання коштів» відображає роботу, оплачену клієнтами на підставі виставлених рахунків.

Коли заводимо новий рахунок, заповнюємо поля Проект (найменування компанії чи замовника, які сплатили рахунок) та Сума. У полі Угода має бути відображений виставлений клієнту рахунок на оплату. Після заповнення полів натискаємо Провести та закрити.

Щоб знайти всі оплати, що виходили від певного клієнта, натискаємо на проект, що цікавить нас, правою кнопкою миші і клацаємо на рядок Знайти Проект.

Отримуємо всі виплати за конкретним проектом з початку року в порядку дат надходження.

Витрати коштів (Документи – Витрати коштів).

Вкладка Витрата коштів використовується для обліку витрат вашої чи іншої компанії.

Натискаємо Створити та заповнюємо поля. Якщо це наші власні витрати, поле Проект залишаємо незаповненим. Заповнюємо лише Статтю витрат (наприклад, Реклама) та Суму. Потім Провести та закрити.

Рахунок на оплату (Документи – Рахунок на оплату).

Вкладка Рахунок на оплату потрібна нам для того, щоб надіслати клієнту рахунок у форматі Excel за надані йому послуги.

Створити. Вибираємо Проект (назва компанії/ПІБ замовника) з списку, що випадає. Проставляємо Ціну за грн./год (або перевіряємо, чи правильно вона у нас виставилася автоматично). Вибираємо період, за який ми маємо неоплачені послуги. Нижче натискаємо кнопку Заповнити.

Програма автоматично підвантажує всі виконані та неоплачені завдання за потрібний період часу, відображає часовий коефіцієнт часу за виконаними завданнями та видасть підсумкову суму до оплати.

Щоб ми могли сформувати рахунок, який відправимо клієнту, натискаємо Записати.

Тепер збережемо рахунок у форматі Excel. Натискаємо кнопку Друк.

І отримуємо таке відображення.

Тепер збережемо рахунок на комп’ютер, щоб надіслати його клієнту.

Ім’я файлу задаємо довільно, яке вважаємо за потрібне. І зберігаємо.

Перевіряємо, що в рахунку все правильно, відкривши його. І надсилаємо клієнту для оплати.

Доходи та витрати (Звіти – Доходи та витрати).

Вкладка Доходи і витрати показує, скільки компанія заробила і витратила за період часу, що цікавить нас.

Після того, як вибираємо період, наприклад, з 1 по 30 червня, клацаємо на Сформувати. І отримуємо підсумкову суму за Доходами, Витратами та Результатом, що відображає у плюсі чи мінусі була діяльність компанії за обраний період.

У рядок Доходи потрапляє сума по Оплаті від усіх замовників, без уточнення хто, коли та скільки сплатив (ці дані ми можемо побачити у розділі Надходження коштів або Рахунок на оплату).

До рядка Витрати попадає сума за всіма нашими витратами, які ми відображали в 1С. У цьому випадку, крім оплати виконавцям, це ще витрати на рекламу.

Оплати та витрати за проектами (Звіти – Оплати та витрати за проектами).

Вкладка Оплати та витрати за проектами відображає яку суму ми витратили на оплату виконавцям (Витрати) та скільки нам сплатили клієнти (Оплати).

Після того, як вибираємо період, наприклад, з 1 по 30 червня, клацаємо на Сформувати. Отримуємо звіт з усіх, виконаних за період проектів з оплатами від замовників та виплатами виконавцям. Колонка Різниця показує у плюсі чи мінусі ми по кожному конкретному проекту.

Найнижчий рядок Разом відображає суму сплат і витрат за весь період.

Клікнувши на плюсик правіше назви проекту, отримаємо розгорнутий звіт про всі завдання, що виконуються за проектом за весь період з оплатами та витратами за кожним завданням окремо.

Ставки виконавців (Реєстри – Ставки виконавців).

У вкладці Ставки виконавців проставляємо годинну ставку кожного працівника. Після цього 1С сама автоматично підвантажує їх у звіти по оплаті завдань.

Щоб встановити ставку для нового співробітника, натискаємо Створити.

У списку або вибираємо співробітника, або заводимо нового. Проставляємо суму у полі Ставка. Після Записати та закрити.

Щоб змінити годинну ставку по вже наявному співробітнику, достатньо клікнути на нього лівою кнопкою миші і змінити суму у вікні, що випадає. Після чого так само Записати та закрити.

Проекти (Довідники – Проекти).

Розділ Довідники відображає всю інформацію, яку ми заводимо в 1С

У вкладці Проекти містяться всі проекти, за якими ми виконували завдання та вносили інформацію до 1С. Відображаються в алфавітному порядку.

Щоб завести у Довіднику новий проект, клацаємо на Створити, а наприкінці на Записати та закрити.

Співробітники (Довідники – Співробітники).

Такий вигляд має список усіх співробітників у базі 1С.

Те, як ми забиваємо їх у базі 1С, відображається у завданнях та звітах. Програма дозволяє внести електронну адресу працівника.

Щоб завести нового співробітника, натискаємо Створити, записуємо ім’я та натискаємо Записати та закрити.

Статуси задач (Довідники – Статуси завдань).

Тут ми заводимо ті статуси, які хочемо, щоб відображалися у завданнях. Усі ті варіанти статусів, які можуть стати у нагоді. Як бачите, у нашій роботі ми використовуємо 9 варіантів статсусів.

Створити – заводимо новий статус – Записати та закрити.

Статті ДДС (Справочники – статті ДДС).

Довідник Рух грошових коштів (ДДС – движение денежных стредств) відображає всі варіанти, на які ми витрачаємо гроші і звідки отримуємо прибуток. У нашому випадку це виглядає так.

Створити – заводимо нову назву – Записати та закрити.

Статті Фізичні особи (Довідники – Фізичні особи).

До довідника Фізичні особи ми заносимо всіх, з ким спілкуємося за проектом з боку замовника. Це можуть бути керівники компаній, директори філій, бухгалтери, оператори і т.д.

Натискаємо Створити. У графі найменування пишемо ім’я співробітника, з яким спілкуємося за проектами. У проекті записуємо назву компанії. Клацаємо Записати та закрити.

Довідники – Організація.

Тут ми заносимо всі дані нашої компанії. Ці дані автоматично підвантажуються до рахунків, які ми виставляємо замовникам за надані послуги.

Назва організації – Записуємо назву нашої компанії.

У Платіжних реквізитах перераховуємо всі реквізити, куди наші клієнти можуть перерахувати нам оплату.

Контактні дані теж підвантажуються до рахунку. Для того, щоб клієнт міг зв’язатися з нами, якщо у нього виникли питання щодо рахунку або звернутися наступного разу.

Поштовий профіль використовується для того, щоб 1С могла відправити нагадування клієнту про якусь подію в потрібний день на його поштову адресу. Дозволяє не пам’ятати відкладені події, а нагадує за вас.